In een Outlook-sjabloon wordt een tekst met opmaak vastgelegd die naderhand opnieuw kan worden gebruikt in een e-mailbericht. Een sjabloon wordt opgeslagen in een bestand met extensie .oft.
Een Outlook-sjabloon wordt aangemaakt door binnen Outlook een nieuw e-mailbericht aan te maken, dit naar eigen inzicht op te maken en in te delen en tenslotte het bericht op te slaan (Bestand > Opslaan als) als Outlook-sjabloon. Schakel hiertoe de instelling "Microsoft Word gebruiken voor het bewerken van e-mailberichten" uit. U vindt deze instelling onder 'Extra > Opties…', op de pagina 'E-mailindeling'.
Een bestaand Outlook-sjabloon wordt bewerkt door het bestand te openen in Outlook, de gewenste veranderingen aan te brengen en de tekst op te slaan als Outlook-sjabloon.
Binnen Order-Direct kunt u voor iedere computer een apart Outlook-sjaboon selecteren voor gebruik bij het aanmaken van een nieuw e-mailbericht. Geef het bestand op in computerinstellingen.
In printeractiviteiten kunt u per printeractiviteit aangeven of het sjabloon bij die activiteit moet worden gebruikt.
Standaard wordt de tekst van de e-mail boven de inhoud van het sjabloon geplaatst. Wanneer u in het sjabloon de indicator #MESSAGE# opneemt, dan wordt de tekst van de e-mail op die positie ingevoegd.
