Opschonen

In dit onderdeel schoont u de actuele bestanden op door bonnen, X-codes die niet meer in gebruik zijn en vervallen artikelen over te brengen naar de historiebestanden. U kunt ook het bestand met bonhistorie opschonen door er de gegevens van oudere bonnen uit te verwijdereren.

Allereerst geeft u een uiterste datum op. Alle bonnen, X-codes en andere artikelen die aangemaakt zijn vóór die datum komen in aanmerking om te worden opgeschoond. Vervolgens geeft u met de selectievakjes aan welke soorten gegevens u wilt opvragen. Klik op Alles selecteren om alle vakjes te activeren of deactiveren.

Klik op Vernieuwen of druk op F5. Het programma vraagt dan de bonnen, X-codes en/of vervallen artikelen op die in aanmerking komen om te worden opgeschoond. Behalve de voorwaarde dat de aanmaakdatum vóór de ingestelde uiterste datum moet liggen, gelden er aanvullende voorwaarden:

Bestelbon: alle bestellingen op de bon zijn volledig geleverd door de leverancier.

Retourbon: alle retourzendingen op de bon zijn als 'afgehandeld' gemarkeerd.

Orderbevestiging: alle artikelen op de orderbevestiging zijn volledig uitgeleverd op één of meer verzendbonnen en/of facturen en de orderbevestiging verwijst niet meer naar een offerte.

Verzendbon: de bon verwijst niet meer naar offertes en/of orderbevestigingen en is gefactureerd of mag niet worden gefactureerd, en verwijst niet naar andere bonnen.

Reparatiebon: de reparatie is als 'afgehaald' gemeld én de reparatiebon is gefactureerd, het betreft een reparatie onder garantie, of de machine is vernietigd of ongerepareerd retour gestuurd, en de reparatiebon verwijst niet meer naar andere bonnen.

Factuur: de factuur is volledig betaald, in de actuele bestanden zijn geen verzendbonnen of reparatiebonnen meer die naar de factuur verwijzen en de factuur verwijst niet meer naar andere bonnen.

Garantiebewijs: het garantiebewijs is tenminste eenmaal afgedrukt.

X-code: de actuele voorraad, het gereserveerde aantal en het aantal stuks in bestelling zijn alle nul, en de X-code komt niet meer voor bij bestellingen of op verkoopregels in de actuele bestanden.

Vervallen artikelen: het artikel is gemarkeerd als vervallen, de actuele voorraad, gereserveerd aantal en aantal in bestelling zijn alle nul, en het artikel komt niet voor bij bestellingen of verkoopregels in de actuele bestanden.

De opgevraagde gegevens worden getoond in de tabel. U kunt een regel markeren met de spatiebalk of door op de regel te dubbelklikken. Wanneer u alvorens de gegevens te verzamelen het selectievakje 'Markeren' activeert, dan worden alle op te vragen regels reeds automatisch gemarkeerd.

Dubbelklik met de muis op een tabelregel terwijl u Ctrl ingedrukt houdt om de bon of artikel op te vragen.

Met het laatste selectievakje 'Bonhistorie' schoont u het bestand op waarin de historie van bonnen en expeditieleveringen wordt bewaard. Alle gegevens vóór de opgegeven datum worden verwijderd uit het bestand; u kunt ze daarna niet meer opvragen. Het opschonen van de bonhistorie gebeurt doorgaans om de snelheid van het opslaan van bonnen te verhogen.

Klik op de knop 'Opschonen' rechtsonder in het venster om alle gemarkeerde bonnen en/of artikelen over te brengen naar de historiebestanden. Hierna wordt het overzicht automatisch vernieuwd.

Druk op Esc of klik op Afsluiten om het onderdeel te verlaten.