In dit optievenster worden instellingen gedaan voor het programma-onderdeel factureren. Het venster wordt vanuit dit onderdeel opgeroepen met Opties 
of F9.
De meeste instellingen worden bewaard en zijn de eerstvolgende keer dat factureren wordt gebruikt weer van toepassing. Met Standaard 
herstelt u de standaardinstellingen van Order-Direct.
Klik op 'Sluiten' of druk op F4 om dit venster te sluiten. U kunt dit venster ook open laten staan terwijl u facturen verzamelt in het bijbehorende programma-onderdeel.
Factureren t/m: in dit datumveld geeft u aan dat alle bonnen die tot en met een bepaalde datum zijn gemaakt in het samen te stellen overzicht moeten worden opgenomen. Bonnen die in bijvoorbeeld de laatste week zijn gemaakt kunnen dan nog even van factureren worden uitgesloten. Initieel is deze datum gelijk aan de systeemdatum; de instelling wordt niet bewaard met de andere instellingen in dit venster.
Factuurdatum/tijd: de aanmaakdatum en -tijdstip voor iedere nieuw aan te maken factuur. Initieel is dit gelijk aan de systeemdatum en -tijd; de beide waarden worden niet bewaard met de andere instellingen in dit venster.
Initieel zijn beide data gelijk aan de systeemdatum; deze instellingen worden niet bewaard met de andere instellingen in dit venster.
Behandeld door: de naam van de medewerker op iedere aan te maken factuur.
Factuuradressen tonen: geeft aan dat de namen en adressen die in het hoofdvenster worden getoond horen bij de klant op wiens de naam de factuur komt te staan. Meestal is dit dezelfde klant als degene op de verzendbon of reparatiebon. Order-Direct kent echter de mogelijkheid om bonnen van een klant automatisch op naam van een andere klant te factureren (door middel van bedrjfssoorten). Is dit vakje niet geactiveerd dan worden de namen en plaatsnamen getoond van de klant op de verzendbon of reparatiebon. Het getoonde klantnummer is altijd het nummer van de klant op de verzendbonnen of reparatiebonnen. Deze instelling is niet van invloed op de klant op wiens naam uiteindelijk gefactureerd wordt.
Bonnen en contracten selecteren: geeft aan of de gevonden verzendbonnen, reparatiebonnen en/of servicecontracten voor een bepaalde factuur standaard moeten worden opgenomen in de aan te maken factuur.
Geeft aan welke bonsoorten en/of machines bij het samenstellen van het overzicht moeten worden gebruikt.
Verzendbonnen: de openstaande (nog niet gefactureerde) verzendbonnen van iedere klant moeten worden verzameld.
Gereedgemelde reparatiebonnen: de gereedgemelde reparatiebonnen.
Afgehandelde reparatiebonnen: de afgehaalde reparatiebonnen.
Servicecontracten: de servicecontracten bij machines. U kunt hierbij eventueel een specifieke contractsoort selecteren. Alleen machines met servicecontracten van deze soort worden dan verzameld. De optie is alleen zichtbaar in de module Machines en onderhoud.
In dit kader geeft u aan of u alleen verzendbonnen en reparatiebonnen wilt verzamelen met een totaalbedrag groter dan of gelijk aan nul of alleen met een totaalbedrag kleiner dan nul.
Deze optie is niet van toepassing op servicecontracten. Servicecontracten worden niet verzameld wanneer het keuzerondje 'Alleen negatieve bedragen' geselecteerd is.
Facturen uitsluiten: geeft aan of de condities op factureren zoals ingesteld bij iedere klant ('minimale factuurbedrag' en 'periode tussen factureren') moeten worden toegepast, of niet.
Wederverkopers uitsluiten: geeft aan of bij het automatisch samenstellen van facturen uit verzendbonnen, reparatiebonnen en servicecontracten de wederverkopers moeten worden uitgesloten.
Uitgesloten facturen tonen: geeft aan dat facturen die nog niet mogen worden aangemaakt omdat ze niet voldoen aan de condities zoals ingesteld in dit optievenster, toch in het overzicht moeten worden getoond. Deze instelling heeft alleen te maken met de opties 'minimale factuurbedrag', 'minimale tussenperiode' en 'minimale aantal bonnen' en de condities zoals ingesteld per klant afzonderlijk. Facturen waarvan het totaalbedrag onder het limietbedrag 'niet factureren onder' ligt worden nooit in de lijst getoond.
Maximale aantal markeringen: het maximale aantal te markeren facturen. Deze instelling geeft de mogelijkheid om slechts een gelimiteerd aantal facturen aan te maken.
Ook creditnota's markeren: geeft aan dat ook aan te maken creditnota's (uit verzendbonnen en reparatiebonnen met een negatief totaalbedrag) moeten worden gemarkeerd bij het verzamelen.
Niet factureren onder: geeft het totaalbedrag aan waaronder niet wordt gefactureerd, ongeacht de andere instellingen.
Minimale factuurbedrag: het totaalbedrag waaronder niet wordt gefactureerd. Dit kan worden 'overruled' door de instelling 'niet factureren onder'.
Minimale tussenperiode: geeft de minimale periode in dagen waarbinnen geen tweede factuur wordt gestuurd. Indien deze periode is verstreken wordt de factuur altijd gemaakt, ook al zit deze onder het minimale factuurbedrag en/of minimale aantal bonnen.
Minimale aantal bonnen: met deze instelling kan worden aangegeven dat er moet worden gewacht met factureren totdat een bepaald aantal verzendbonnen en/of reparatiebonnen zijn verzameld.
Ook nulfacturen: geeft aan of in het overzicht ook de aan te maken facturen met een totaalbedrag van nul moeten worden opgenomen. Ook op de bonnen voor dergelijke facturen mogen geen nulprijzen voorkomen.
In dit kader geeft u aan van welke klanten u facturen wilt samenstellen.
Alle klanten: facturen van alle klanten worden samengesteld, zowel van klanten waarvoor de facturen moeten worden afgedrukt en opgestuurd als van klanten die hun facturen per e-mail krijgen toegezonden.
Factureren naar printer: er worden alleen facturen samengesteld van klanten voor wie de facturen moeten worden afgedrukt en opgestuurd.
Factureren per e-mail: er worden alleen facturen samengesteld van klanten voor wie is aangegeven dat zijn hun facturen willen ontvangen als bijlage in pdf-formaat bij een e-mail.
Hier geeft u aan in welke volgorde de facturen moeten worden aangemaakt, respectievelijk in volgorde van de sorteernaam van de klant, het relatienummer van de klant of het nummer van de te factureren bon.
Hier geeft u aan in welke volgorde de verschillende bonsoorten op een verzamelfactuur moeten worden geplaatst. De standaard volgorde is verzendbonnen eerst, daarna reparatiebonnen en tenslotte servicecontracten van machines. Pas de volgorde aan door een bonsoort met de muis te slepen naar de gewenste positie in de lijst.
Hier kunt u één bepaalde bedrijfssoort selecteren. Het programma zal dan alleen facturen verzamelen voor klanten in die bedrijfssoort én in de bedrijfssoorten waarbij de klanten zijn vastgelegd als factuuradres.
De instellingen in dit kader zijn alleen van toepassing op de facturen die als bijlage per e-mail worden verzonden. Hier geeft u aan waaruit de tekst van de e-mail zelf moet bestaan.
Factuur: de inhoud van de factuur zelf wordt, behalve als bijlage, ook in de e-mail zelf getoond.
Brief: met deze optie selecteert u een brief voor gebruik in de e-mail zelf, op naam van de klant van de factuur.
HTML-bestand: hier kunt u een HTML- of tekstbestand selecteren dat in iedere e-mail wordt opgenomen. In het bestand neemt u indicatoren op om de tekst te personaliseren, zoals #NAAM# voor de klantnaam. Zie Indicatoren in teksten voor een overzicht van de ondersteunde indicatoren. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer bij de printeractiviteit 'Factuur' geen e-mailteksten zijn vastgelegd. Zijn er wel e-mailteksten vastgelegd dan kunt u hier geen bestand selecteren; één van de vastgelegde e-mailteksten wordt dan gebruikt.
Factureren | Opties