In dit onderdeel geeft u de algemene instellingen op voor aanmaningen en herinneringen.
Het onderdeel wordt geopend vanuit het hoofdmenu. U kunt ook met de muis op de knop van het onderdeel aanmaningen in de menubalk klikken terwijl u Ctrl én Alt indrukt.
Sla de instellingen op door op OK te klikken of op F4 te drukken. Het onderdeel wordt dan ook afgesloten.
Verlaat het onderdeel zonder iets op te slaan met Annuleren of Esc.
De standaard briefteksten voor de fasen en de teksten bij 'ter attentie van' en 'standaard aanhef' worden ingesteld per taal. Selecteer de gewenste taal in de keuzelijst bovenin het venster.
Instellingen
Aanmaningen t.a.v.: de contactpersoon die wordt gebruikt bij wijze van 'ter attentie van' in het adres op de betalingsherinneringen en aanmaningen wanneer bij de betreffende klant geen contactpersonen zijn ingevoerd of wanneer geen van de contactpersonen is gemarkeerd als 'Crediteurenadministratie'.
Standaard aanhef: de aanhef die standaard wordt gebruikt op herinneringen en aanmaningen wanneer bij de betreffende klant geen contactpersonen zijn ingevoerd, geen van de contactpersonen is gemarkeerd als 'Crediteurenadministratie' of bij deze contactpersoon geen aanhef is vastgelegd, op de positie van de indicator #AANHEF# in de gebruikte tekst.
Tekst afsluiten met: hier geeft u aan wat het programma onder de tekst op de aanmaning of herinnering moet afdrukken. De beschikbare opties zijn: niets, alleen de medewerkernaam, de bedrijfsnaam gevolgd door de medewerkernaam, alleen de bedrijfsnaam en de medewerkernaam gevolgd door de bedrijfsnaam.
Komma: wanneer u de tekst afsluit met zowel de medewerker- als de bedrijfsnaam, dan geeft u met dit selectievakje aan of achter de eerste regel een komma moet worden geplaatst of niet.
Handmatig markeren voor volgende fase: geeft aan of in het overzicht aanmaningen de klanten die nog niet in een volgende fase thuishoren toch mogen worden gemarkeerd voor de overgang naar de volgende fase.
Deze instelling is niet van toepassing op de aanmaning voor één klant; in dit onderdeel mag iedere gewenste factuur worden gemarkeerd.
Standaard betalingstermijn van klant afdrukken: geeft aan of op betalingsherinneringen en aanmaningen de regel 'Uw betalingstermijn is … dagen' moet worden afgedrukt, met daarin de standaard betalingstermijn van de klant. Merk op dat de daadwerkelijke betalingstermijn voor de factuur van deze standaard kan afwijken.
Alle bedragen op aanmaning: geeft aan of op herinneringen en aanmaningen ook de factuurbedragen en reeds betaalde bedragen moeten worden afgedrukt.
Valutasymbolen afdrukken: geeft aan of op aanmaningen achter de titels boven de kolommen met bedragen het valutasymbool moet worden afgedrukt.
Betalingsinformatie op overzicht: geeft aan of op het overzicht van aanmaningen ook de betalingsinformatie bij iedere klant moet worden afgedrukt.
Openstaande facturen afdrukken op aparte pagina: geeft aan of de lijst van openstaande facturen op de afdruk in zijn geheel vanaf de tweede pagina moet worden afgedrukt wanneer het aantal openstaande facturen meer is dan een hier in te stellen aantal.
Fasen
Debiteurenbewaking in Order-Direct kent een aantal 'fasen' of 'perioden'. Hier stelt u de omschrijving en duur (in dagen) van iedere periode in.
Voorbeelden van omschrijvingen zijn bijvoorbeeld achtereenvolgens:
Bij iedere fase selecteert u een standaard brieftekst voor gebruik op de herinneringen of aanmaningen van de betreffende periode.
In de briefteksten kunt u indicatoren opnemen om bepaalde gegevens mee aan te duiden. Met deze indicatoren stemt u de tekst van de herinnering beter af op de klant en diens openstaande facturen.
Een overzicht van alle ondersteunde indicatoren vindt u hier.
Programma