In dit onderdeel worden taken aangemaakt, gewijzigd en verwijderd. Het onderdeel is beschikbaar in de module CRM.
Het onderdeel bestaat uit twee vensters; één venster met de algemene taakgegevens en een tweede venster met de taaktekst. In het tekstvenster geeft u een nadere beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden. Met F12 wisselt u tussen beide vensters. Sluit u één van beide vensters af, dan wordt ook het andere venster gesloten.
U kunt het tekstvenster onderbrengen op de eerste pagina van het gegevensvenster door het met de muis te slepen naar de ruimte onder in de pagina.
Klik op de knop Taak 
of druk op Ctrl+Alt+T, vanuit het hoofdmenu of vanuit een onderdeel, om dit venster op te roepen.
Bij het opstarten van dit onderdeel wordt automatisch aangenomen dat u een nieuwe taak wilt aanmaken en wordt om uw medewerkernaam gevraagd.
Negeert u het medewerkervenster met Esc, dan worden de gegevens van de laatst aangemaakt taak opgeroepen en in het venster getoond. U kunt dan met Volgende 
en Vorige 
door de taken bladeren, in volgorde van aanmaakdatum en -tijd.
Klik op Nieuw 
om een nieuwe taak aan te maken.
U kunt ook op Ctrl+N drukken.
Met Opslaan 
worden alle wijzigingen in de huidige taak vastgelegd.
U kunt ook op Ctrl+S drukken.
Klik op Afdrukken 
om een afdruk te maken van de taak (
taak).
Klik op Afdrukvoorbeeld 
voor een voorbeeld op het scherm.
Klik op E-mail 
of druk op Shift+Ctrl+E om de huidige taak te versturen als e-mailbericht, rechtstreeks of via Outlook.
Hierbij kunt u een e-mailtekst gebruiken, eventueel met indicatoren voor bepaalde gegevens van de taak.
Het programma gebruikt de printeractiviteit taak voor het bepalen van de te gebruiken e-mailtekst(en). Zijn er meerdere e-mailteksten van toepassing dan verschijnt een apart venster waarin u de gewenste tekst selecteert.
Met SMS-bericht 
of Shift+Alt+M maakt u een SMS-bericht aan dat u vervolgens kunt versturen.
Met Agenda 
of Ctrl+Alt+K plaatst u de huidige taak als een nieuwe afspraak in de agenda van Microsoft Outlook.
Deze optie is beschikbaar wanneer de instelling 'Microsoft Outlook' in computerinstellingen is geactiveerd voor deze computer.
Klik op Laatste 
om de laatst aangemaakte taak op te vragen.
Met Vorige en Volgende bladert u door de taken, in volgorde van aanmaakdatum en -tijd. Houd Shift ingedrukt terwijl u op één van beide knoppen klikt om door de onvoltooide taken te bladeren.
Met Verwijderen 
verwijdert u de huidige taak voorgoed.
U kunt ook op Shift+Ctrl+Del drukken.
Telkens wanneer u een taak bewaart of verwijdert, bepaalt het programma automatisch de aantallen niet-voltooide taken per medewerker en medewerkergroep.
Deze gegevens worden gebruikt in het venster met openstaande taken.
Na netwerkstoringen kan het voorkomen dat de huidige gegevens (tijdelijk) niet correct zijn. Met Vernieuwen 
laat u het programma de aantallen opnieuw berekenen.
Klik op Instellingen 
om algemene instellingen vast te leggen voor taken in het onderdeel instellingen taken.
In de module Urenregistratie maakt u met Shift+Ctrl+U een nieuwe boeking aan die verwijst naar de huidige taak.
Het onderdeel urenregistratie wordt dan opgestart.
Met de module Planning maakt u één of meer acties aan voor de huidige taak.
Klik hiertoe op de knop Nieuwe actie 
in de rechterbovenhoek van de eerste pagina 
Algemeen of druk op Ctrl+Alt+A.
De pagina Acties wordt dan geselecteerd met daarin een nieuw aangemaakte actie. U kunt de gegevens van deze actie vervolgens bewerken.
Op de pagina 'Acties' worden ook nieuwe acties toegevoegd en bestaande acties verwijderd.
Druk op Esc of klik op Afsluiten 
om het onderdeel te verlaten.
Mochten er in de taak wijzigingen zijn aangebracht, dan vraagt het programma of deze alsnog moeten worden opgeslagen.
Hieronder volgt een beschrijving van alle pagina's van dit onderdeel.
Algemeen
Selecteer eerst de relatie op wie de taak betrekking heeft. Komt deze nog niet voor in de relatietabel, klik dan op Adresgegevens invoeren 
of geef 00001 op als relatienummer om de naam- en adresgegevens en het telefoonnummer handmatig in te voeren.
Taaksoort: hier geeft u het soort taak op. In instellingen taken kunt u maximaal 30 taaksoorten vastleggen. Bij het aanmaken van een nieuwe taak selecteert het programma automatisch de eerste soort.
Contactpersoon: de naam van de contactpersoon van de relatie op wie de taak betrekking heeft. Selecteer hier één van de contactpersonen van de relatie of type de naam van een nieuwe contactpersoon in. Wanneer het telefoonnummer van de contactpersoon bekend is dan wordt dit weergegeven onder diens naam. Klik met de muis op het nummer om achtereenvolgens het mobiele nummer, privé telefoonnummer en faxnummer, mits ingevuld, te laten tonen.
Uitvoeren door: de naam van de medewerker of medewerkergroep die de taak moet gaan uitvoeren. Activeer het selectievakje 'Medewerkergroep´ om een medewerkergroep te selecteren.
Aangemaakt door: de medewerker die de taak heeft aangemaakt.
Met de knop Beantwoorden 
of Shift+Ctrl+A verwisselt u de namen in de velden 'Aangemaakt door' en 'Uitvoeren door'. Deze voorziening is bedoeld om snel een taak aan een andere medewerker toe te kunnen wijzen. Wanneer een medewerker de aan hem of haar toegewezen taak wil doorverwijzen naar een andere medewerker (na eventueel zelf tekstuele informatie aan de taak te hebben toegevoegd), dan kiest hij/zij voor Beantwoorden en slaat de taak op. De gewijzigde taak verdwijnt uit het eigen overzicht en verschijnt bij de openstaande taken van de andere medewerker.
Selecteer hier de prioriteit waarmee de taak wordt uitgevoerd. Er zijn drie prioriteiten: laag, normaal en dringend.
Onderwerp: een korte beschrijving van de taak. U kunt een keuzelijst gebruiken met veel voorkomende beschrijvingen.
Resultaat: een korte beschrijving van het uiteindelijke resultaat van de taak. U kunt een keuzelijst gebruiken.
Details
Ook op deze tweede pagina kunnen de relatie, onderwerp, resultaat en taaktekst worden bewerkt.
De datum en tijd waarop de taak is aangemaakt.
De (verwachte) tijdsduur van de uitvoering. Dit selectieveld is alleen beschikbaar wanneer de bijbehorende instelling actief is.
Activeer dit selectievakje om aan te geven dat er sprake is van een aanvangsdatum en -tijd die afwijkt van de aanmaakdatum en -tijd van de taak. Activeert u dit selectievakje niet, dan wordt de aanmaakdatum/tijd beschouwd als het moment waarop met de uitvoering van de taak moet worden begonnen.
Activeer dit selectievakje om aan te geven dat de taak op een eerder moment dan de aanvangsdatum en -tijd moet worden getoond in het venster met de Openstaande taken. Activeert u dit selectievakje niet dan wordt hiervoor de aanvangsdatum en -tijd gebruikt.
Geeft aan dat de taak uiterlijk moet zijn voltooid voor een bepaalde datum en tijd.
Geeft aan dat de taak is voltooid. Voltooide taken worden niet langer opgenomen in de Openstaande taken. Het programma legt de datum en tijd vast waarop de taak als voltooid is gemeld. U kunt deze datum en tijd desgewenst aanpassen.
Geef hier steeds aan wat de huidige status van de taak is. U kunt hierbij een keuzelijst gebruiken.
ActiesOp deze pagina maakt u nieuwe acties aan voor de taak en bewerkt u de gegevens van bestaande acties.
Met Actie toevoegen 
of Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan.
Met Actie dupliceren 
of Shift+Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan met dezelfde gegevens als de huidige actie.
Met Actie tussenvoegen of Ctrl+Ins voegt u een nieuwe actie tussen op de huidige positie in de lijst.
Met Actie verwijderen 
of Ctrl+Del verwijdert u de huidige actie.
Klik op een actie in de lijst om de actiegegevens te bekijken. U kunt de gegevens vervolgens bewerken in het deelvenster aan de rechterzijde.
VerwijzingenOp deze pagina koppelt u een taak aan een machine en/of een bon.
De ondersteunde bonsoorten zijn brieven, offertes, orderbevestigingen, verzendbonnen, facturen, reparatiebonnen, bestelbonnen, retourbonnen, assemblage-orders en pakbonnen.
In het veld 'machine' kunt u het gewenste machinenummer ingeven. Dit veld is alleen zichtbaar wanneer de module Machines en onderhoud actief is. Voor het koppelen van een bon aan de taak geeft u eerst de bonsoort op in het keuzeveld en vervolgens het bonnummer in het veld daarachter. Wanneer deze bon gekoppeld is aan een machine, dan wordt het bijbehorende machinenummer automatisch ingevuld.
Een eenvoudiger manier om bonnummers en machinenummers aan een taak te koppelen is door de taak aan te maken vanuit de betreffende bon of machine; wanneer u dit onderdeel opstart vanuit machines of één van de bonnen-onderdelen, met de knop Taak of Ctrl+Alt+T, dan wordt op de nieuwe taak automatisch het bonnummer en/of machinenummer ingevuld.
Alle taken die gekoppeld zijn aan een bon of machine worden weergegeven op een aparte pagina in het betreffende programma-onderdeel. Op deze manier bouwt u een historie op van activiteiten die betrekking hebben op de bon of machine.
Naast het aanmaken van een nieuwe taak vanuit een machine, bon of brief kunt u ook een nieuwe bon aanmaken vanuit een taak. Klik hiertoe op Nieuwe bon 
of druk op F4. Er verschijnt dan een venster waarin u de gewenste bonsoort kunt aangeven. Met OK vanuit dit venster wordt het bijbehorende programma-onderdeel opgestart een nieuwe bon aangemaakt. De relatiegegevens en contactpersoon worden hierbij overgenomen van de taak. Bij het opslaan van de nieuwe bon of machine wordt deze automatisch aan de taak gekoppeld.
UrenIs de module Urenregistratie actief en zijn aan de huidige taak één of meer boekingen gekoppeld dan worden de boekingen getoond op deze pagina.
Dubbelklik op een boeking om deze te openen in urenregistratie.
E-mailsZijn aan de huidige taak één of meer e-mails gekoppeld, dan toont deze pagina alle e-mails bij de taak.
U koppelt een e-mailbericht aan de taak door het bericht vanuit de pagina 'E-mails' in relatie bekijken naar de eerste pagina 'Algemeen' of naar deze pagina te slepen met de muis.
Om de inhoud van een e-mailbericht te zien klikt u op de bijbehorende regel. De inhoud wordt dan onderin de pagina getoond. Mocht het bericht inmiddels verwijderd zijn in Outlook, dan toont het programma hier een foutmelding.
Zijn aan het geselecteerde e-mailbericht één of meer bijlagen gekoppeld, dan worden de bestandsnamen van deze bijlagen bovenaan het inhoudsvenster getoond. Bij iedere bestandsnaam wordt met een afbeelding aangegeven wat voor soort bijlage het betreft. Klik op de bestandsnaam om de inhoud van het bestand te laten tonen in het onderste venster. Klik op 'Bericht' om hier weer de inhoud van de e-mail te laten tonen.
Na het selecteren van een bijlage bij een e-mail kan deze bijlage worden opgeslagen naar een bestand met Bijlage opslaan 
of Shift+Ctrl+S.
Met E-mail verwijderen uit de lijst 
of Shift+Del maakt u de koppeling tussen het geselecteerde e-mailbericht en de huidige taak ongedaan. Het e-mailbericht zelf wordt niet verwijderd.
BijlagenBeschikt u over de module Bijlagen en zijn bij de huidige taak één of meer bijlagen vastgelegd, dan toont deze pagina een lijst van deze bijlagen.
Bijlagen worden aangemaakt in bijlagen bewerken met Bijlagen in de knoppenbalk.
Van iedere bijlage worden de omschrijving, het type bestand en de invoerdatum getoond. Ook wordt aangegeven of een bijlage standaard wordt opgenomen in e-mails van deze taak. Een rode regelkleur geeft aan dat het bijbehorende bestand niet kon worden gevonden.
Open een bijlage door op de bijbehorende regel in het overzicht te dubbelklikken met de muis.
Met het invoerveld linksboven in de pagina zoekt u naar een bepaald gedeelte in de omschrijving van de bijlagen; type de zoektekst in en klik op Vernieuwen 
of druk op F5. Het programma toont dan alleen die bijlagen bij de taak waarbij de zoektekst voorkomt in de omschrijving.
U kunt een e-mailbericht aanmaken met de geselecteerde bijlage als 'attachment'. Klik hiertoe op E-mail aanmaken . Deze voorziening is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Versturen via Outlook' is geactiveerd in computerinstellingen .
Wilt u een e-mailbericht aanmaken met meerdere bijlagen als 'attachments', klik dan eerst op Bijlagen selecteren 
. Selecteer de gewenste bijlagen met de selectievakjes aan het begin van iedere regel. Klik vervolgens op op E-mail aanmaken om de e-mail aan te maken.
Met de knop Inhoud tonen 
aan de onderzijde van de pagina schakelt u het tonen van de inhoud van bijlagen in en uit. Is deze optie actief, dan kunt u de inhoud van iedere bijlage laten tonen door op de bijlage te klikken in het overzicht.
Taak