Dit onderdeel bevat de algemene instellingen voor het vastleggen van en omgaan met machines. Het onderdeel is alleen beschikbaar in de module Machines en onderhoud.
Het onderdeel wordt vanuit het hoofdmenu opgestart. U kunt ook met de muis op de knop van het onderdeel machines in de menubalk klikken terwijl u Ctrl én Alt indrukt.
Sla de gewijzigde instellingen op door op OK te klikken of op F4 te drukken. Het onderdeel wordt dan tevens afgesloten. Verlaat het onderdeel zonder wijzigingen vast te leggen met Annuleren of Esc.
Algemeen
Standaard machine bij artikelen: geeft aan of bij ieder artikel een machine kan worden vastgelegd die dient als standaard machine bij dat artikel. Vanuit een verkoopbon kan dan een nieuwe machine worden aangemaakt waarbij de gegevens worden overgenomen van de standaard machine bij het artikel op de verkoopregel. Wordt de machine aangemaakt vanuit een factuur, dan wordt het factuurnummer vastgelegd bij de machine.
Artikelgegevens overnemen: geeft aan of bij het aanmaken van een nieuwe machine vanuit een verkoopregel diverse gegevens van het artikel op die regel moeten worden overgenomen bij de machine. Het betreft de omschrijving van de artikelgroep (als machinesoort), het artikelmerk (als machinemerk), het serienummer en de artikelomschrijving (als machineomschrijving).
Controleren op dubbele serienummers: wanneer u deze instelling activeert, dan controleert het programma bij het invoeren of wijzigen van een serienummer bij een machine, of dit serienummer voorkomt bij een andere machine en geeft in dat geval een waarschuwing.
Scoringskans: legt u prognosegegevens vast bij machines (zie boven bij 'Gegevens'), dan geeft u met deze instelling de standaard scoringskans op die wordt ingevuld bij iedere nieuwe machine.
Standaard status: hebt u machinestatussen vastgelegd op de pagina Statussen dan selecteert u hier een standaard status die wordt ingevuld bij iedere nieuwe machine.
Masker: zelf samen te stellen masker voor de algemene omschrijving van een machine, opgebouwd uit verschillende eigenschappen van die machine. Deze omschrijving wordt onder andere gebruikt op reparatiebonnen en reparatiekaarten, in de titelbalk van Machines en op e-mails van verkoopbonnen. Standaard bestaat het masker uit de machinesoort, gevolg door het merk (tussen haakjes) en het type. Bij dit masker kunt u gebruik maken van de volgende indicatoren om de positie van een veld aan te geven:
Het standaardmasker is: #1 (#2) #3
Gegevens
Bouwjaar: geeft aan of bij iedere machine een viercijferig bouwjaar kan worden vastgelegd.
Machinecomponenten: geeft aan of bij een machine één of meer componenten kunnen worden vastgelegd.
Configuraties: hiermee geeft u aan dat bij een machine een machineconfiguratie wilt vastleggen. Zo'n configuratie bestaat uit één of meer artikelen met aantallen en prijzen. De configuratie kan ook worden gebruikt voor het servicecontract of de inventaris bij de machine.
Serienummers: gebruikt u machineconfiguraties, dan geeft deze instelling aan of bij de artikelen in machineconfiguraties serienummers kunnen worden vastgelegd. Deze instelling is alleen beschikbaar in de module Serienummers.
Garantie: hiermee geeft u aan of op machines garantie kan worden verleend. Wanneer u deze instelling activeert dan kunt u per machine aangeven of er garantie op van toepassing is en zo ja, gedurende welke periode na de plaatsingsdatum.
Tellerstand: geeft aan of bij machines een tellerstand kan worden bijgehouden. Zo'n teller kan bijvoorbeeld worden gebruikt om het verbruik van een machine te registreren en het programma de gebruikskosten te laten bepalen. Wordt deze instelling geactiveerd dan kunnen tellerstanden worden ingevoerd bij machines zelf en op reparatiebonnen voor machines.
Prognoses: geeft aan of u bij machines prognosegegevens wilt bijhouden voor de te verwachten orders van klanten. De prognosegegevens zijn een verwachte orderdatum, een verwacht orderbedrag en een scoringskans in procenten.
Recepten: geeft aan of u bij een machine voor iedere soort werkzaamheden een artikelcode kunt vastleggen die dienst doet als recept voor die werkzaamheden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u gebruik maakt van het selecteren van werkzaamheden op reparatiebonnen.
Artikel: geeft aan of u bij een machine een artikelcode kunt vastleggen om het bijbehorende artikel direct te koppelen met de machine. Het artikel wordt dan een machine-artikel.
Verplichte velden
In deze lijst geeft u aan welke van de velden verplicht moeten worden ingevoerd bij het aanmaken van een nieuwe machine of het bewerken van een bestaande machine in machine bewerken.
Verwijzingen
Machines: geeft aan of vanuit een machine kan worden verwezen naar ten hoogste één andere machine. Zo kunt u relaties tussen machines onderling vastleggen en machinegroepen vormen.
Bestelbonnen: geeft aan of in bestelbonnen aan een bestelbon een machine kan worden gekoppeld.
Inkoopfacturen: geeft aan of in Inkoopfacturen aan een inkoopfactuur een machine kan worden gekoppeld.
Verkoopkansen: geeft aan of in verkoopkansen een machine kan worden gekoppeld aan een verkoopkans.
Offertes: geeft aan of in offertes aan een offerte een machine kan worden gekoppeld.
Orderbevestigingen: geeft aan of in orderbevestigingen aan een orderbevestiging een machine kan worden gekoppeld.
Verzendbonnen: geeft aan of in verzendbonnen bij een verzendbon een machine kan worden opgegeven.
Brieven: geeft aan of in Brieven aan een brief een machine kan worden gekoppeld.
Dezelfde klant op brief en machine: deze instelling is alleen van toepassing wanneer bij een brief een machine kan worden opgegeven. Hiermee geeft u aan of de klant van de brief en de gekoppelde machine één en dezelfde moeten zijn, of mogen verschillen.
Serienummers bij retourzendingen: met deze instelling geeft u aan dat bij retourzendingen het serienummer van een machine kan worden gezocht en ingevuld in retourzendingen aanmaken en retourbonnen.
Onderhoud en service
Onderhoudsbeurten: wanneer deze instelling actief is kunt u per machine instellen of er onderhoudsbeurten op moeten worden uitgevoerd.
Servicecontracten: na activeren van deze instelling kunt u per machine aangeven of er een servicecontract op van toepassing is. Servicecontracten kunnen automatisch worden gefactureerd, al dan niet aan de hand van (een deel van) de configuratie.
Periodieke acties: geeft aan of bij machines periodieke acties kunnen worden ingesteld. Het programma houdt dan per machine bij wat de datum van de eerstvolgende actie bij die machine is.
Factureren voor ingang periode: het aantal dagen vóór aanvang van de volgende periode van een servicecontract waarop deze periode (automatisch) mag worden gefactureerd. Hiermee kunt u instellen dat een factuur voor een periode van een servicecontract reeds mag worden aangemaakt vóór het daadwerkelijk ingaan van die periode.
Aantal facturen vanaf: geeft aan of het aantal facturen van een servicecontract door het programma moet worden bepaald vanaf een datum die vóór de ingangsdatum van het factureren ligt. Zo kunt u facturen die vóór de ingangsdatum vanuit de machine zijn aangemaakt toch laten meetellen in het servicecontract. De standaardlengte van de periode is 31 dagen; alle facturen die uiterlijk 31 dagen voor de ingangsdatum van het factureren zijn aangemaakt voor de machine tellen dan mee.
Termijnfactuur: de contractsoort die aangeeft dat facturen van een servicecontract als termijnfacturen moeten worden beschouwd. Wordt voor servicecontracten met deze contractsoort een factuur aangemaakt, dan gebruikt het programma hierop de tekstregels voor termijnfacturen ipv. de tekstregels voor servicecontracten.
Deelfactuur: de contractsoort die aangeeft dat facturen van een servicecontract als deelfacturen moeten worden beschouwd. Wordt voor servicecontracten met deze contractsoort een factuur aangemaakt, dan gebruikt het programma hierop de tekstregels voor deelfacturen ipv. de tekstregels voor servicecontracten.
Prijzen overnemen van artikel: geeft aan of bij het toevoegen van een artikel aan een configuratie de inkoop- en verkoopprijs van dat artikel moeten worden overgenomen in de configuratieregel.
Percentages gebruiken in configuraties: geeft aan of bij iedere regel in een machineconfiguratie een percentage kan worden vastgelegd. Aan de hand van deze percentages berekent het programma het uiteindelijke totaalbedrag bij het factureren van het servicecontract. Deze instelling is alleen van toepassing wanneer u gebruik maakt van machineconfiguraties.
Standaard percentage: het percentage dat standaard wordt ingevuld wanneer u een configuratieregel deel laat uitmaken van het servicecontract of wanneer u één of meer regels vanuit een bon naar een machineconfiguratie sleept.
Statussen
In deze lijst geeft u een aantal statusomschrijvingen op (maximaal 25). Aan iedere machine kent u dan één van deze statussen toe in machines.
Gaat het om een status die aangeeft dat de machine 'verwerkt' of 'niet meer actueel' is, activeer dan het bijbehorende selectievakje.
Pas de volgorde waarin de statussen moeten worden weergegeven in de diverse onderdelen aan met Omhoog 
of Omlaag 
.
Iedere machinestatus krijgt een uniek intern nummer. Dit nummer wordt bij het selecteren van de status getoond in de linkerbovenhoek van de pagina.
VeldsoortenDeze pagina is alleen zichtbaar in de module Vrije machinevelden.
U geeft hier de omschrijvingen in van de te gebruiken veldsoorten voor machines. Bij het vastleggen van de vrije velddefinities voor machines geeft u vervolgens aan tot welke veldsoorten ieder veld behoort.
Klik met de muis op een omschrijving of lege regel en druk op F2 om een omschrijving in te voeren of aan te passen.
Standaard: selecteer hier de standaard veldsoort. Deze veldsoort wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe machine.
Rechtsboven op deze pagina wordt steeds het unieke interne nummer van de geselecteerde veldsoort getoond. U heeft dit nummer nodig wanneer u machinegegevens en vrije machinevelden wilt importeren uit een Excelbestand.
VeldenlijstenGebruikt u de module Vrije velden voor machines en zijn er in machine aanmaken of bewerken één of meer veldenlijsten aangemaakt, dan past u op deze pagina de omschrijvingen en posities van deze veldenlijsten aan.
Excel
In deze lijst selecteert u de aanvullende machinegegevens die moeten worden opgenomen wanneer u een pagina of ander overzicht met daarin een machinenummer exporteert naar Excel.
De extra kolommen met machinegegevens worden tussengevoegd direct ná de kolom met het machinenummer.
Programma