Offerte

In dit onderdeel bewerkt en print u offertes. Een offerte wordt aangemaakt wanneer een klant verzoekt om een prijsopgave van één of meer artikelen. Een offerte heeft aanvullende gegevens en meestal een begeleidende kop- en voettekst.

Offertes worden ook vaak gebruikt als pro forma factuur; een niet-definitieve 'factuur' die naar de klant wordt gestuurd. De artikelen worden doorgaans pas geleverd nadat de klant de pro forma factuur heeft voldaan.

Een nieuwe offerte aanmaken

Met Nieuw maakt u een nieuwe offerte aan. Het programma kent hieraan automatisch een uniek offertenummer toe. U kunt dit nummer niet wijzigen.

Selecteer vervolgens de gewenste klant.

Een offerte opvragen

Een bestaande offerte wordt opgevraagd aan de hand van de klantgegevens of aan de hand van het offertenummer. Type de gegevens in de daartoe bestemde invoervelden en druk op Enter.

In geval van het offertenummer toont dit onderdeel vervolgens alle offertes in een apart Zoekvenster. De huidige regel wordt gepositioneerd op de offerte waarvan het nummer begint met de ingetoetste cijfers. 

Zoekt u een offerte van een bepaalde klant, klik dan na het opgeven van de klant op Openen of druk op Ctrl+O. Alle offertes van die klant worden dan getoond in het zoekvenster.

Naast het zoeken op offertenummer en klant kan het zoekvenster ook worden geopend op basis van (een gedeelte van) de offerte-omschrijving, het aanvraagnummer van de klant of de offertestatus. Type de omschrijving of het aanvraagnummer in of selecteer een offertestatus en klik vervolgens op de knop Zoeken aan de rechterzijde van het betreffende invoerveld. U kunt bij de omschrijving en het aanvraagnummer gebruik maken van sterretjes om te zoeken op een gedeelte.

U kunt een offerte ook opvragen door de offerte met de muis vanuit een ander venster te slepen naar het invoerveld voor het offertenummer op de pagina Algemeen óf naar de titelbalk aan de bovenzijde van het programmavenster.

Met Laatste of Ctrl+L wordt de laatste offerte in het bestand opgevraagd; dit is de offerte met het hoogste nummer. 

Met Volgende en Vorige bladert u door de offertes. De volgorde wordt bepaald door het huidige invoerveld. Houd de Alt-toets ingedrukt terwijl u op een knop drukt om te bladeren op volgorde van offertenummer.

U kunt ook offertes opvragen uit de historie. Druk hiertoe eerst op Ctrl+H of selecteer de optie Historie in het menu. In de statusbalk verschijnt dan 'historie'.

Een offerte verwijderen

Een opgeroepen offerte wordt uit het bestand verwijderd met Verwijderen .

Het programma vraagt eerst om een bevestiging. U kunt de offerte voorgoed verwijderen of overbrengen naar de historie.

Wijzigingen vastleggen

Alle wijzigingen in de offerte worden vastgelegd met Opslaan .

De offerte afdrukken

De huidige offerte wordt afgedrukt met Afdrukken of Ctrl+P ( offerte). 

Klik op Afdrukvoorbeeld of druk op Ctrl+F2 voor een voorbeeld op het scherm.

De offerte e-mailen

Met E-mailen of Shift+Ctrl+E maakt u een e-mailbericht aan voor de huidige offerte. De offerte wordt dan eerst opgeslagen.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u in Computerinstellingen hebt ingesteld dat deze computer e-mails kan versturen (rechtstreeks of via Outlook).

Heeft u in Printerinstellingen de optie 'Bonnen rechtstreeks afdrukken met e-mailknop' geactiveerd dan wordt de offerte afgedrukt naar een (pdf-) bestand en wordt hiervan meteen een e-mailbericht aangemaakt zonder dat het afdrukvenster verschijnt.

Een SMS-bericht versturen

Met SMS-bericht of Shift+Alt+M maakt u een SMS-bericht aan met gegevens over de offerte. De offerte wordt dan eerst opgeslagen.

Het bericht kunt u vervolgens versturen.

Etiketten afdrukken

Met Adresetiket of Ctrl+F3 drukt u een etiket af met de klantgegevens op de huidige offerte ( adresetiket).

Is op de offerte een afleveradres vastgelegd dan drukt u met Afleveradresetiket een adresetiket van het afleveradres af ( adresetiket).

Op de pagina Offerteregels drukt u met Shift+Alt+F3 een artikeletiket af voor het artikel van de geselecteerde bonregel.

Vanuit dezelfde pagina drukt u met Shift+Ctrl+P artikeletiketten af voor één, meerdere of alle bonregels; het onderdeel artikeletiketten wordt dan gestart. In het optievenster bij dit onderdeel geeft u aan of u etiketten wilt aanmaken voor de huidige regel of voor alle (geselecteerde) regels.

Offertegegevens vernieuwen

Met Vernieuwen in de knoppenbalk of F5 vraagt u de gegevens van de huidige offerte opnieuw op. U ziet dan op alle pagina's de actuele gegevens.

Deze functie is niet beschikbaar wanneer er gegevens zijn gewijzigd; u dient de wijzigingen dan eerst op te slaan.

Instellingen voor offertes aanpassen

Met Instellingen of Alt+F9 start u Instellingen offertes op. In dit onderdeel stelt u een aantal zaken in die te maken hebben met de werking van en het omgaan met offertes.

Houd Ctrl ingedrukt terwijl u op Instellingen klikt om Vrije velddefinities te openen voor vrije verkoopbonvelden.

Een offerte exporteren naar de agenda van Outlook

Met Agenda of Ctrl+Alt+K plaatst u de huidige offerte als een nieuwe afspraak in de agenda van Microsoft Outlook. De offerte wordt automatisch opgeslagen. 

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u de instelling 'Microsoft Outlook' in computerinstellingen hebt geactiveerd voor deze computer.

Een offerte exporteren naar Word

Met Exporteren naar Word-sjabloon of Ctrl+Alt+W exporteert u de inhoud van de huidige offerte naar een Word-document aan de hand van een vooraf opgemaakt sjabloon.

Offertegegevens exporteren naar PDF

Met Exporteren naar PDF of Shift+Alt+T exporteert u gegevens van de huidige offerte naar een PDF-bestand aan de hand van een vooraf opgemaakt PDF-formulier.

Offertegegevens exporteren naar Excel

Klik op Exporteren om de inhoud van de pagina's 'Offerteregels', 'Inkoopprijzen', 'Gewicht' en 'Volume' over te brengen naar een Excel werkmap.

Alleen de gegevens in de zichtbare pagina's worden geëxporteerd.

Artikelregels importeren uit Excel

Met de optie Bonregels importeren in het menu 'Extra' of Ctrl+Alt+O importeert u artikelregels uit een Excelbestand. Er verschijnt een apart venster waarin u het importbestand aangeeft en de kolommen selecteert met de artikelcodes en de aantallen. Artikelcodes die niet voorkomen in het artikelbestand van Order-Direct worden geïmporteerd als een tekstregel met een foutmelding.

De taal, valutasoort en afdeling van een offerte wijzigen

Aan iedere offerte worden een taal, valutasoort en afdeling toegekend. Deze worden gewijzigd met de bijbehorende knoppen in de knoppenbalk.

Wanneer u de valutasoort wijzigt worden alle bedragen omgerekend naar de nieuwe valuta met gebruikmaking van de huidige koers zoals ingesteld in de valutatabel.

Wilt u de in deze offerte gebruikte koers wijzigen, selecteer dan de optie 'Valutakoers wijzigen' in het menu 'Extra' of druk op Alt+6 en geef de gewenste koers in.

Acties toevoegen aan een offerte

Met de module Planning maakt u één of meer acties aan voor de huidige offerte.

Klik hiertoe op de knop Nieuwe actie in de rechterbovenhoek van de eerste pagina Algemeen of druk op Ctrl+Alt+A. 

De pagina Acties wordt dan geselecteerd met daarin een nieuw aangemaakte actie. U kunt de gegevens van deze actie vervolgens bewerken.

Op de pagina 'Acties' worden ook nieuwe acties toegevoegd en bestaande acties verwijderd.

Een document toevoegen aan een offerte

Met de module Documentbeheer koppelt u één of meer documenten aan de huidige offerte.

Klik hiertoe met de rechtermuis in het offertevenster en selecteer de optie 'Document toevoegen' of druk op Ctrl+Alt+D. Er verschijnt een nieuw venster waarmee u een bronbestand als document toevoegt aan de offerte, voorzien van een omschrijving, een documentgroep en een documentsoort.

Dit venster verschijnt automatisch wanneer u een bestand naar het offertevenster sleept, bijvoorbeeld vanuit de Windows Verkenner.

Bij de printeractiviteit Offerte geeft u aan of bij het afdrukken van een offerte naar een (pdf-) bestand het aangemaakte bestand automatisch als document moet worden toegevoegd.

Het onderdeel afsluiten

Druk op Esc of klik op Afsluiten om het onderdeel te verlaten.

Mochten er in de offerte wijzigingen zijn aangebracht, dan vraagt het programma of deze alsnog moeten worden opgeslagen.

Pagina's

Het onderdeel heeft meerdere pagina's.

Algemeen

Naast het offertenummer en de bijbehorende klant worden bij iedere offerte een aantal andere gegevens vastgelegd zoals een aanvraagnummer en de betaalwijze. Deze gegevens worden ingevoerd en gewijzigd in de daartoe bestemde invoervelden op de pagina Algemeen. 

Voor de meeste van deze velden kunt u keuzelijsten vastleggen met veel voorkomende waarden.

Algemene gegevens

Datum: de aanmaakdatum van de offerte.

Aanvraaggegevens

Ter attentie van: de contactpersoon van de klant of prospect aan wie de offerte gericht is.

Aangevraagd op: de datum waarop de offerte door de klant of prospect is aangevraagd.

Aangevraagd door: de contactpersoon van de klant of prospect die de offerte heeft aangevraagd. Dit kan een andere persoon zijn dan degene aan wie de offerte is gericht.

Aanvraagnummer: het eigen nummer van de aanvrager van de offerte. In instellingen orderbevestigingen geeft u aan of dit nummer moet worden overgenomen als ordernummer van de klant op de aan te maken orderbevestiging. Met de functie referentienummers legt u één of meer aanvraagnummers vast bij een klant waaruit u hier dan kunt selecteren.

Uiterlijk aanbieden op: de datum waarop de offerte uiterlijk aan de aanvrager moet zijn verstuurd. Dit datumveld is alleen zichtbaar wanneer de gelijknamige offerte-instelling is geactiveerd.

Levering

Levering: activeer dit selectievakje om een datum van levering in te voeren.

Levertijd: een omschrijving van de levertijd.

Leveringswijze: de geplande manier van uitleveren.

Status

Aan een offerte kan een status worden toegekend; zo kunt u in één oogopslag zien of de offerte al verstuurd is, of de offerte nog actueel is, etc. De status van een offerte kan in de loop van de tijd dan ook veranderen. De lijst van statusomschrijvingen wordt vastgelegd in instellingen offertes. In dit onderdeel selecteert u ook een standaard status die wordt toegekend aan alle nieuwe offertes.

U kunt aan een offerte een scoringskans in procenten toekennen. Activeer deze optie in instellingen offertes; hier legt u ook een standaard percentage vast voor gebruik op nieuwe offertes.

Betaling

Kostenplaats

De kostenplaats van de offerte. Bij het selecteren of wijzigen van een afdeling of filiaal wordt automatisch de bijbehorende kostenplaats ingevuld. Selecteer hier desgewenst een andere kostenplaats.

Betaling

Betaalwijze: de afgesproken betaalwijze. Geef in instellingen offertes aan of hier alleen een betaalwijze kan worden geselecteerd uit de keuzelijst of dat de gebruiker hier ook een betaalwijze kan intypen.

Betalingstermijn: de afgesproken betalingstermijn in dagen, tenzij er sprake is van een contante betaalwijze.

Wordt van de offerte een orderbevestiging of een factuur aangemaakt, dan worden deze betalingsgegevens overgenomen op de nieuwe bon.

Diversen

Instellingen

Geldigheidsduur: u kunt bij iedere offerte een geldigheidsduur in dagen opgeven. In Instellingen offertes stelt u de standaard periode in. Hier kan ook een uiterlijke geldigheidsdatum worden opgegeven. Op de pagina 'Afdrukken' van instellingen offertes geeft u aan of de geldigheidsduur als een periode (aantal dagen) of als een datum op offertes moet worden afgedrukt.

Pro Forma factuur: met dit selectievakje geeft u aan dat de offerte als pro forma factuur moet worden gebruikt. In dat geval worden onderaan de offerte de totaalbedragen exclusief en inclusief BTW, en de BTW-bedragen afgedrukt, net zoals bij een 'echte' factuur. Pro forma facturen worden gebruikt om de klant alvast een rekening te kunnen sturen voordat de door de klant bestelde artikelen daadwerkelijk geleverd worden.

Afleveradres: met dit selectievakje kunt u alvast een afwijkend adres opgeven waar de artikelen geleverd dienen te worden. Er verschijnen dan een aantal velden waarin u een bestaand relatienummer kunt ingeven. U kunt ook het 'speciale' relatienummer 00001 opgeven; u vult de adresgegevens dan vervolgens zelf in. Dubbelklik met de muis op het naam-, adres-, postcode of plaatsnaamveld om aanvullende adresgegevens in te voeren. Wordt van deze offerte een orderbevestiging aangemaakt, dan wordt het afleveradres overgenomen op de orderbevestiging.

In het afleveradres kunt u ook een contactpersoon invullen of selecteren.

Rechtstreeks factureren aan klant: geeft aan dat de offerte uiteindelijk moet worden gefactureerd aan de klant op de offerte. Een afwijkend factuuradres zoals eventueel vastgelegd bij een bedrijfssoort van de klant wordt dan genegeerd. Dit selectievakje is alleen beschikbaar wanneer de optie 'Uit te sluiten bij factureren' in instellingen relaties is geactiveerd.

Afdrukken

Prijzen: geeft aan of de stuksprijzen en de regeltotalen op de offerte moeten worden afgedrukt. Wanneer u deze optie uitschakelt, dan worden alleen de aantallen, artikelcodes of -nummers, omschrijvingen en opmerkingen afgedrukt.

Bruto prijzen: geeft aan dat op de offerte de bruto prijzen, dus zonder korting, moeten worden afgedrukt. Als korting wordt dan 'netto' gebruikt. Deze instelling is ook van toepassing op e-mails.

Kortingskolom: geeft aan of de kolom met kortingen op de offerte moet worden afgedrukt. 

Tekst: geeft aan of de kop- en voettekst met eventuele aanhef op de offerte moeten worden afgedrukt.

Handtekening klant: activeer dit selectievakje om de klant diens handtekening te laten plaatsen op de afdruk van de offerte. Hiervoor wordt dan de speciale printertekst 'Handtekening klant op offertes' toegepast; gebruik deze Printertekst voor de opmaak van de ruimte voor de handtekening en eventuele andere gevens zoals de naam en de datum.

Offerteregels: geeft aan of de artikel- en opmerkingsregels op de offerte moeten worden afgedrukt.

Verkoopinformatie: geeft aan of de verkoopinformatie bij de artikelregels moet worden afgedrukt op de offerte. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de artikelinstelling 'Verkoopinformatie' actief is.

Afbeeldingen: geeft aan of de afbeeldingen bij de artikelen daadwerkelijk moeten worden afgedrukt als de bijbehorende kolom actief is. 

Totaalbedrag: geeft aan of onderaan de offerte het totaalbedrag moet worden afgedrukt. Deze optie is alleen van toepassing wanneer er geen BTW-bedragen moeten worden afgedrukt en wanneer er geen sprake is van een pro forma factuur. Deze optie is alleen van toepassing op het al dan niet afdrukken van het vak met het totaalbedrag, niet op de vakken met de bedragen inclusief en exclusief BTW en ook niet op de vakken met de BTW-bedragen.

Voettekst op nieuwe pagina: geeft aan of de voettekst op een nieuwe pagina van de offerte moet worden afgedrukt, of direct onder de offerteregels moet beginnen.

Aantal pagina's: geeft aan dat Order-Direct bij het opmaken van de afdruk van tevoren rekening moet houden met een vast aantal pagina's. Deze instelling hoeft slechts bij hoge uitzondering te worden gebruikt bij offertes met meerdere pagina's en verschillende printerteksten wanneer het voor het programma niet meer mogelijk blijkt om het exacte aantal pagina's te bepalen.

Machine

In de module Machines en onderhoud kan op deze pagina een machine aan de offerte worden gekoppeld. Hiertoe verschijnt een invoerveld 'machinenummer'. Deze functie dient te zijn geactiveerd in instellingen machines. De gegevens van de machine worden bovenaan de offerte afgedrukt, mits deze gegevens zijn ingevuld en de bijbehorende printerbegrippen zijn geactiveerd.

Gegevens

Deze pagina is alleen zichtbaar in de module Vrije velden: verkoopbonnen. Hier vult u de vrije veldwaarden in voor een bepaalde veldsoort. Selecteer eerst de gewenste veldsoort linksboven op de pagina.

Offerteregels

Op deze pagina geeft u de artikelen en opmerkingsregels in.

Op de pagina 'Offerteregels' geeft u de artikelen en eventuele opmerkingsregels in. Van ieder artikel worden het aantal stuks, de code, bestelnummer en omschrijving, en de prijs en korting bijgehouden. De prijs en de korting worden berekend door het systeem, aan de hand van de adviesprijs en eventuele aktieprijs, kortingsgroepen en prijsafspraken, maar u kunt deze naderhand handmatig wijzigen. In geval van een opmerking kunt u een keuzelijst gebruiken.

Gebruik Ctrl+Enter, Ctrl+Ins en Ctrl+Del om een artikel of opmerking toe te voegen, tussen te voegen en te verwijderen. Met Shift+Ctrl+Enter dupliceert u een regel.

U verwijdert meerdere regels in één keer door deze regels te markeren, als volgt: houd Ctrl ingedrukt terwijl u met de muis op de gewenste regels klikt. Deze regels worden dan gemarkeerd. U kunt meerdere aaneengesloten regels markeren met de pijltoetsen Omhoog of Omlaag terwijl u Shift ingedrukt houdt. Met Ctrl+Del worden de gemarkeerde regels verwijderd.

Ook het dupliceren van regels met Shift+Ctrl+Enter kan worden uitgevoerd op gemarkeerde regels.

Tijdens het markeren van regels wordt linksonder op deze pagina steeds het subtotaal van de gemarkeerde regels getoond.

Regel verplaatsen

Klik op Omhoog en Omlaag of druk op Shift+Ctrl+Omhoog en Shift+Ctrl+Omlaag om de huidige offerteregel naar boven respectievelijk beneden te verplaatsen.

Regels sorteren

Met Bonregels sorteren of Ctrl+Alt+S kunt u de volgorde van de regels op de bon aanpassen. Hierbij worden de bonregels per groep gesorteerd. Een lege regel fungeert als scheiding tussen twee groepen. De volgorde van de groepen blijft gehandhaafd, alleen de regels binnen een groep worden gesorteerd. Bij gebruik van deze functie verschijnt een apart venster, waarin u aangeeft waarop u wilt sorteren (bijvoorbeeld op artikelcode), welke samenhang er is tussen tekstregels en een artikelregel, en of u oplopend of aflopend wilt sorteren.

Pagina-overgang

Druk op Shift+Enter om aan te geven dat een regel op een nieuwe pagina moet worden afgedrukt. Dit wordt aangegeven met een horizontale stippellijn. Druk nogmaals op Shift+Enter om de markering weer op te heffen.

Artikel uit externe tabel

Met de module Externe tabellen kunt u artikelen opvragen uit één van de externe artikeltabellen. Klik op Extern bestand of druk op Shift+Ctrl+F2. Er verschijnt een keuzevenster waarin u het gewenste bestand selecteert. Bij het scannen van een barcode zoekt Order-Direct alleen in het geselecteerde externe bestand naar het bijbehorende artikel.

Naar prijsafspraak

Is op de huidige offerteregel een prijsafspraak van toepassing dan wordt dit aangegeven met de knop Naar prijsafspraak . Klik op de knop of druk op Shift+Ctrl+Alt+F om de prijsafspraak te selecteren; bij de klant in Relatie bewerken of bij een bedrijfssoort in prijsafspraken bewerken in serie.

Verkoopinformatie tonen of verbergen

Gebruikt u verkoopinformatie bij artikelen dan zet u het tonen van de verkoopinformatie bij een artikelregel aan en uit met Verkoopinformatie tonen/verbergen . Deze instelling wordt bewaard per gebruiker en wordt toegepast op alle bonsoorten. 

Artikelconfiguratie bewerken

Is de huidige offerteregel afkomstig van een artikelconfiguratie dan worden alle offerteregels van deze configuratie met Artikelconfiguratie bewerken of Ctrl+Alt+C bewerkt in een apart venster. In het bewerkingsvenster kunnen het aantal configuraties en de aantallen bij ieder onderdeel worden aangepast. Klik in het venster op 'OK' om de wijzigingen door te voeren in de offerteregels.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer er nog geen verwijzingen zijn van of naar één of meer van de offerteregels van de configuratie.

Accessoires

Gebruikt u artikelaccessoires dan kunt u het tonen van de accessoires bij een artikel uit- en aanzetten met Accessoires tonen/verbergen . Deze instelling wordt bewaard per gebruiker. Is de instelling actief én staan er op de offerte één of meer artikelen met accessoires, dan worden deze accessoires getoond in een lijst onderaan de pagina. In deze lijst kunt u accessoire-artikelen selecteren en ze met Accessoires toevoegen op bon toevoegen op de offerte, direct onder het hoofdartikel.

Machine aanmaken

Met Machine of Shift+Alt+M maakt u een nieuwe machine aan met gebruikmaking van de gegevens van de machine die als standaardmachine is gekoppeld aan het artikel op de offerteregel. Als aanmaakdatum van de nieuwe machine wordt de systeemdatum ingevuld.

Losse bestelling aanmaken

Met Bestellen of F9 plaatst u een losse bestelling van het huidige artikel in Bestellingen plaatsen. Druk op Shift+Ctrl+F9 of houdt de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u op Bestellen klikt om bestellingen te plaatsen van alle artikelen op de offerte.

Prijzen inclusief/exclusief BW

Met Prijzen inclusief/exclusief BTW of Shift+Ctrl+X toont het programma de regel- en totaalbedragen inclusief dan wel exclusief BTW. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer de gebruikersinstelling 'BTW-instelling aanpasbaar' actief is.

Prijzen aanpassen

Met Prijzen aanpassen of Shift+F5 past u de prijzen en kortingen op de offerte aan. Hiervoor zijn verschillende opties beschikbaar.

Inkoopgegevens

Met Inkoopgegevens of Shift+Ctrl+I roept u het venster inkoop- en verrekenprijzen op.

Leveranciergegevens

Met Leveranciergegevens of Shift+F9 roept u het venster Inkoopprijs en leverancier op om de inkoopprijs en/of leverancier bij een X-code of nulcode in te stellen. U kunt met deze toetscombinatie ook de inkoopprijs en leverancier van een reguliere artikelcode wijzigen.

Artikeletiketten

Druk op Shift+Ctrl+P om etiketten af te drukken van de artikelen op de offerte. Artikeletiketten wordt dan geopend. De klantgegevens en de aantallen op de offerte worden overgenomen.

Artikellijst

Met Shift+Ctrl+L kan een lijst worden samengesteld van de artikelen op de offerte, in artikellijsten.

Artikelen bewerken in serie

Wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen in één of meer artikelen op de offerte, druk dan op Shift+Ctrl+W om artikelen bewerken in serie te openen. De gemaakte wijzigingen worden na het opslaan meteen zichtbaar in de offerte.

Verzendkosten

Wilt u verzendkosten op de offerte plaatsen, druk dan op Shift+Ctrl+F. Er verschijnt een apart invoervenster waarin u een basisbedrag, een totaalgewicht, en een meerprijs per gewichtseenheid (kg of gram) kunt opgeven. Het programma berekent dan de verzendkosten. Klik op OK of druk op F4 om dit bedrag over te nemen op de offerte, bij het speciale artikel 'verzendkosten', zoals ingesteld in artikelinstellingen.

Prijssoort selecteren

Gebruikt u prijssoorten en is de artikelinstelling 'Op verkoopbonnen' actief, dan selecteert u bovenaan deze pagina de gewenste prijssoort. De prijzen van alle artikelen op de offerte worden bepaald volgens deze prijssoort. Voert u een klant in op de offerte, dan wordt diens prijssoort automatisch geselecteerd. 

Bij het selecteren van een andere prijssoort worden de prijzen van alle offerteregels opnieuw bepaald volgens de nieuwe prijssoort. Offerteregels die afkomstig zijn van een artikelconfiguratie waarvan de instelling voor de verkoopprijzen anders is dan 'Standaard' worden hierbij overgeslagen.

Omzetgroep aanpassen

Gebruikt u omzetgroepen dan wijzigt u de standaard omzetgroepen op deze offerte zoals die zijn overgenomen van de artikelen met Omzetgroep aanpassen of Shift+Alt+G. Er verschijnt dan een apart venster waarin u de nieuwe omzetgroep selecteert. U kunt de aanpassing doorvoeren voor de geselecteerde offerteregel, voor alle offerteregels of eerst de gewenste regels markeren.

Houd Ctrl ingedrukt terwijl u op Omzetgroep aanpassen klikt om de omzetgroepen bij alle offerteregels te laten overnemen op alle bonnen die naar deze offerte verwijzen.

Klantomzet van een artikel

Met Klantomzet van artikel of Shift+Alt+Z roept u de omzet op van het geselecteerde artikel van de klant op de offerte in klantomzet artikelen.

Tekst

De offertetekst bestaat uit een kop- en een voettekst. U kunt het lettertype en de lettergrootte van de tekst instellen. In het eerste invoerveld bovenaan deze pagina kunt u een aanhef opgeven, zoals 'Geachte heer' en 'Geachte mevrouw'.

Druk op Shift+Ctrl+O of klik op Bontekst om een eerder vastgelegde bontekst te gebruiken. In een opvraagvenster vraagt u dan de gewenste bontekst op.

De tekst van de huidige offerte kunt u bewaren als een nieuwe standaard bontekst voor gebruik in andere offertes. Druk hiertoe op Shift+Ctrl+S of klik op Opslaan als tekst . Standaard bonteksten worden gewijzigd in bonteksten.

In de offertetekst kunt u indicatoren gebruiken voor bepaalde variabele gegevens zoals het klantnummer en het onderwerp. Een lijst van de beschikbare indicatoren vindt u hier.

In programma-instellingen selecteert u een standaard bontekst voor gebruik in iedere nieuwe offerte.

Acties

Op deze pagina maakt u nieuwe acties aan voor de offerte en bewerkt u de gegevens van bestaande acties.

Met Actie toevoegen of Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan. 

Met Actie dupliceren of Shift+Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan met dezelfde gegevens als de huidige actie. 

Met Actie tussenvoegen of Ctrl+Ins voegt u een nieuwe actie tussen op de huidige positie in de lijst.

Met Actie verwijderen of Ctrl+Del verwijdert u de huidige actie.

Klik op een actie in de lijst om de actiegegevens te bekijken. U kunt de gegevens vervolgens bewerken in het deelvenster aan de rechterzijde.

Verwijzingen

Deze pagina toont de verwijzingen van de huidige offerte naar andere bonnen. Wanneer de offerte bijvoorbeeld gebruikt is op een orderbevestiging dan toont het veld 'Ordernummer' het nummer van die orderbevestiging.

Vanuit deze pagina kunt u ook een nieuwe brief, verkoop- of reparatiebon aanmaken met de gegevens van de huidige offerte. Het aantal brieven dat u aan een offerte kunt koppelen is onbeperkt. Per offerte kan ten hoogste één type verkoopbon worden aangemaakt, een orderbevestiging, verzendbon of factuur. Daarnaast kan voor de huidige offerte een nieuwe reparatiebon worden aangemaakt.

Klik op Orderbevestiging of druk op F4 wanneer u een nieuwe orderbevestiging wilt aanmaken met de gegevens van de huidige offerte. Met Verzendbon (Shift+Ctrl+F4) maakt u een nieuwe verzendbon aan en met Factuur (Ctrl+Alt+F4) een nieuwe factuur.

Klik op Reparatiebon of druk op Shift+F4 om een nieuwe reparatiebon aan te maken met de gegevens van de huidige offerte. U krijgt hierbij de gelegenheid om de eventuele koptekst en/of voettekst van de offerte over te nemen.

Brieven

Toont alle met de huidige offerte gekoppelde brieven. Dubbelklik op een regel om de Brief te openen.

Met Brief of Shift+Alt+F4 maakt u een nieuwe brief aan die automatisch gekoppeld wordt aan de huidige offerte. De relatie op de brief hoeft niet dezelfde te zijn als de relatie op de offerte.

Inkoopprijzen

Deze pagina toont de inkoopprijzen en -totalen met eventuele verrekenprijzen van de artikelen op de offerte.

Gewicht

Op deze pagina wordt van ieder artikel op de offerte het gewicht getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale gewicht van alle artikelen op de bon vermeld.

Deze pagina verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het gewicht van artikelen te registreren (in artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de offerte het gewicht is ingevuld.

Volume

Op deze pagina wordt van ieder artikel het volume getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale volume (in kubieke meters) van alle artikelen op de offerte vermeld. 

Deze pagina verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het volume van artikelen te registreren in artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de bon het volume is ingevuld.

Uren

Is de module Urenregistratie actief en zijn aan de huidige offerte één of meer boekingen gekoppeld, dan worden de boekingen getoond op deze pagina. 

Dubbelklik op een boeking om deze te openen in urenregistratie.

Notities

Een notitie kan aan een offerte worden gekoppeld. Deze pagina toont alle notities die gekoppeld zijn aan de huidige offerte, in omgekeerd chronologische volgorde van aanmaak. Zo verkrijgt u een overzicht van de zaken die spelen of speelden met betrekking tot de huidige offerte. De pagina is alleen zichtbaar wanneer de module CRM actief is én er notities aan deze offerte gekoppeld zijn. 

Dubbelklik op een regel om de Notitie te openen. Klik op Alleen openstaande notities om alleen de notities te zien die nog niet afgehandeld zijn. Met Overzicht notities roept u het overzicht van alle aan deze offerte gekoppelde notities op.

Maak een nieuwe notitie aan bij de huidige offerte door in de knoppenbalk op Notitie te klikken of op Shift+Ctrl+T te drukken.

Taken

Ook taken kunnen worden gekoppeld aan een offerte. Deze pagina toont alle taken die gekoppeld zijn aan de huidige offerte, in omgekeerd chronologische volgorde van de geplande aanvang. De pagina is alleen zichtbaar wanneer u beschikt over de module CRM én er taken aan de huidige offerte gekoppeld zijn. 

Dubbelklik op een regel om de taak te openen.

Klik op Alleen onvoltooide taken om alleen de taken te zien die nog niet voltooid zijn. Met Overzicht taken roept u het overzicht van alle aan deze offerte gekoppelde taken op.

U maakt een nieuwe taak aan bij de huidige offerte door in dit onderdeel op Taak te klikken of op Ctrl+Alt+T te drukken.

E-mails

Beschikt u over de module CRM en zijn aan de huidige offerte één of meer e-mails gekoppeld, dan toont deze pagina alle e-mails bij de offerte.

Koppel een e-mailbericht aan de offerte door het bericht vanuit de pagina 'E-mails' in relatie bekijken naar de eerste pagina 'Algemeen' of naar deze pagina te slepen met de muis.

Om de inhoud van een e-mailbericht te zien klikt u op de bijbehorende regel. De inhoud wordt dan onderaan de pagina getoond. Mocht het bericht inmiddels verwijderd zijn in Outlook, dan toont het programma hier een foutmelding. 

Zijn aan het geselecteerde e-mailbericht één of meer bijlagen gekoppeld, dan worden de bestandsnamen van deze bijlagen bovenaan het inhoudsvenster getoond. Bij iedere bestandsnaam wordt met een afbeelding aangegeven wat voor soort bijlage het betreft. Klik op de bestandsnaam om de inhoud van het bestand te laten tonen in het onderste venster. Klik op 'Bericht' om hier weer de inhoud van de e-mail te laten tonen.

Na het selecteren van een bijlage bij een e-mail kan deze bijlage worden opgeslagen naar een bestand met Bijlage opslaan of Shift+Ctrl+S.

Met de knop Notitie aanmaken of Shift+Ctrl+T maakt u een nieuwe notitie aan voor de offerte waarbij het geselecteerde e-mailbericht aan de nieuwe notitie wordt gekoppeld.

Klik op Taak aanmaken of druk op Ctrl+Alt+T om een nieuwe taak aan te maken voor de offerte en hier de geselecteerde e-mail aan te koppelen.

Met E-mail verwijderen uit de lijst of met Shift+Del maakt u de koppeling tussen het geselecteerde e-mailbericht en de huidige offerte ongedaan. Het e-mailbericht zelf wordt niet verwijderd.

Bijlagen

Beschikt u over de module Bijlagen en zijn bij de huidige offerte één of meer bijlagen vastgelegd, dan toont deze pagina een lijst van deze bijlagen.

Bijlagen worden aangemaakt in bijlagen bewerken met Bijlagen in de knoppenbalk. 

Van iedere bijlage worden de omschrijving, het type bestand en de invoerdatum getoond. Ook wordt aangegeven of een bijlage standaard wordt opgenomen in e-mails van de offerte. Een rode regelkleur geeft aan dat het bijbehorende bestand niet kon worden gevonden.

Open een bijlage door op de bijbehorende regel in het overzicht te dubbelklikken met de muis.

Met het invoerveld linksboven in de pagina zoekt u naar een bepaald gedeelte in de omschrijving van de bijlagen; type de zoektekst in en klik op Vernieuwen of druk op F5. Het programma toont dan alleen die bijlagen bij de offerte waarbij de zoektekst voorkomt in de omschrijving.

U kunt een e-mailbericht aanmaken met de geselecteerde bijlage als 'attachment'. Klik hiertoe op E-mail aanmaken . Deze voorziening is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Versturen via Outlook' is geactiveerd in computerinstellingen. 

Wilt u een e-mailbericht aanmaken met meerdere bijlagen als 'attachments', klik dan eerst op Bijlagen selecteren . Selecteer de gewenste bijlagen met de selectievakjes aan het begin van iedere regel. Klik vervolgens op op E-mail aanmaken om de e-mail aan te maken.

Met de knop Inhoud tonen schakelt u het tonen van de inhoud van bijlagen in en uit. Is deze optie actief, dan kunt u de inhoud van iedere bijlage laten tonen door op de bijlage te klikken in het overzicht.