Verzendbon

In dit onderdeel bewerkt en print u verzendbonnen.

Een verzendbon wordt aangemaakt wanneer artikelen worden meegegeven aan een klant, naar die klant worden opgestuurd of bij de klant worden bezorgd. Van deze artikelen wordt pas later een factuur gemaakt.

Een verzendbon kan het vervolg zijn op één of meer orderbevestigingen of van een offerte, maar wordt ook vaak los aangemaakt.

Een nieuwe verzendbon aanmaken

Met Nieuw maakt u een nieuwe verzendbon aan.

Het programma kent hieraan automatisch een nieuw verzendbonnummer toe. Dit nummer kan niet worden aangepast. 

Selecteer vervolgens de bijbehorende klant.

Een bestaande verzendbon opvragen

Een bestaande verzendbon wordt opgevraagd aan de hand van de klantgegevens of aan de hand van het bonnummer. Type de betreffende gegevens in de daartoe bestemde invoervelden en druk op Enter. 

In geval van het bonnummer toont dit onderdeel vervolgens alle verzendbonnen in een apart zoekvenster. De huidige regel wordt gepositioneerd op de verzendbon waarvan het nummer begint met de ingetoetste cijfers. 

Zoekt u naar een verzendbon van een bepaalde klant, klik dan na het opgeven van de gewenste klant op Openen of druk op Ctrl+O. Alle verzendbonnen van die klant worden dan getoond in een apart zoekvenster.

Naast het zoeken op bonnummer en klant kan het zoekvenster ook worden geopend op basis van (een gedeelte van) het vrachtnummer. Type het vrachtnummer en klik vervolgens op de knop Zoeken aan de rechterzijde van het invoerveld. U kunt gebruik maken van sterretjes om te zoeken op een gedeelte van het vrachtnummer.

U kunt een verzendbon ook opvragen door de verzendbon met de muis vanuit een ander venster te slepen naar het invoerveld voor het verzendbonnummer op de pagina Algemeen óf naar de titelbalk aan de bovenzijde van het programmavenster.

Met Laatste of Ctrl+L wordt de laatst gemaakte verzendbon in het bestand opgevraagd, dit is de bon met het hoogste nummer.

Met Volgende en Vorige bladert u door de verzendbonnen. De volgorde wordt bepaald door het huidige invoerveld. Houd de Alt-toets ingedrukt terwijl u op een knop drukt om expliciet te bladeren op volgorde van verzendbonnummer.

U kunt ook verzendbonnen opvragen uit de historie. Druk hiertoe eerst op Ctrl+H of selecteer de optie Historie in het menu. In de statusbalk verschijnt dan 'historie'.

Een verzendbon verwijderen

Een opgevraagde verzendbon wordt uit het bestand verwijderd met Verwijderen .

Het programma vraagt eerst om een bevestiging. U kunt de verzendbon voorgoed verwijderen of overbrengen naar de historie.

Wijzigingen vastleggen

Wijzigingen in de huidige verzendbon worden vastgelegd met Opslaan .

Een verzendbon die gefactureerd is, dwz. voorkomt op een factuur, kan niet meer worden gewijzigd.

De verzendbon afdrukken

De huidige verzendbon wordt geprint met Afdrukken of Ctrl+P ( verzendbon).

Klik op Afdrukvoorbeeld of druk op Ctrl+F2 voor een voorbeeld op het scherm.

De instellingen 'Prijzen op kopie' en 'Kortingskolom op kopie' in instellingen verzendbonnen bepalen of op de kopie van de verzendbon kolommen met de kortingen en/of de prijzen worden afgedrukt.

Klik voor het afdrukken van een ontvangstbewijs op de pijlknop naast Afdrukken en selecteer 'Ontvangstbewijs…' in de lijst.

Verder kunt u een verzendbericht ( verzendbericht) laten afdrukken; dit is een melding voor de klant dat er artikelen naar hem of haar onderweg zijn.

De verzendbon e-mailen

Met E-mailen of Shift+Ctrl+E maakt u een e-mailbericht aan voor de huidige verzendbon.

De bon wordt eerst opgeslagen.

Deze optie is beschikbaar wanneer u in computerinstellingen hebt ingesteld dat deze computer e-mailberichten kan versturen (rechtstreeks of via Outlook).

Heeft u in printerinstellingen de optie 'Bonnen rechtstreeks afdrukken met e-mailknop' geactiveerd dan wordt de verzendbon afgedrukt naar een (pdf-) bestand en wordt hiervan meteen een e-mailbericht aangemaakt zonder dat het afdrukvenster verschijnt.

Een SMS-bericht versturen

Met SMS-bericht of Shift+Alt+M maakt u een SMS-bericht aan met gegevens over de verzendbon. De verzendbon wordt dan eerst opgeslagen.

Het bericht kunt u vervolgens versturen.

Etiketten afdrukken

Met Verzendetiket of F3 print u een etiket met de gegevens van de verzendbon ( verzendetiket). 

Met Adresetiket of Ctrl+F3 drukt u een etiket af met de klantgegevens op de huidige verzendbon ( adresetiket).

Is op de verzendbon een afleveradres vastgelegd dan drukt u met Afleveradresetiket een adresetiket van het afleveradres af ( adresetiket).

Op de pagina Bonregels drukt u met Shift+Alt+F3 een artikeletiket af voor het artikel van de geselecteerde bonregel.

Vanuit dezelfde pagina drukt u met Shift+Ctrl+P artikeletiketten af voor één, meerdere of alle bonregels; het onderdeel artikeletiketten wordt dan geopend. In het optievenster bij dit onderdeel geeft u aan of u etiketten wilt aanmaken voor de huidige regel of voor alle (geselecteerde) regels, en of u de ingevoerde serienummers bij iedere artikelregel wilt overnemen op de etiketten.

Serienummers invoeren en bekijken

U voert serienummers bij de artikelen op deze verzendbon in op de pagina Bonregels.

Klik hiertoe in de pagina op Serienummers of druk op Shift+Ctrl+S. Er verschijnt dan een apart venster waarin de serienummers worden ingevoerd.

Het aantal in te voeren nummers wordt bepaald door het aantal op de bijbehorende bonregel. Komt eenzelfde artikel meerdere keren voor op de bon, dan worden de serienummers ingevoerd voor het totale aantal van dat artikel op de bon.

Druk op F4 of klik op OK om de serienummers vast te leggen. De wijzigingen worden pas daadwerkelijk opgeslagen bij het opslaan van de verzendbon.

Bij het scannen van een serienummer dat eerder is vastgelegd bij het binnenboeken van bestellingen kunt u het bijbehorende artikel op de verzendbon laten plaatsen en het gescande serienummer automatisch hierbij vastleggen. Activeer deze optie in computerinstellingen.

Met Serienummers tonen/verbergen aan de rechterzijde van de pagina of met Shift+Ctrl+Alt+S toont het programma steeds de bij een artikelregel vastgelegde serienummers met de eventuele aantallen in een lijst rechtsboven op de pagina.

Vraag een overzicht op van alle serienummers bij het geselecteerde artikel door op Serienummers te klikken terwijl u Ctrl vasthoudt. Het onderdeel serienummers wordt dan geopend.

Voor een overzicht van alle bij deze verzendbon vastgelegde serienummers klikt u op Serienummers terwijl u Shift vasthoudt.

Verzendbongegevens vernieuwen

Met Vernieuwen in de knoppenbalk of F5 vraagt u de gegevens van de huidige verzendbon opnieuw op. U ziet dan op alle pagina's de actuele gegevens.

Deze functie is niet beschikbaar wanneer er gegevens zijn gewijzigd; u dient de wijzigingen dan eerst op te slaan.

Instellingen voor verzendbonnen aanpassen

Met Instellingen of Alt+F9 opent u instellingen verzendbonnen. In dit onderdeel stelt u een aantal zaken in die te maken hebben met de werking van en het omgaan met verzendbonnen.

Houd Ctrl ingedrukt terwijl u op Instellingen klikt om vrije velddefinities op te starten voor vrije verkoopbonvelden.

Een verzendbon exporteren naar de agenda van Outlook

Met Agenda of Ctrl+Alt+K wordt de huidige verzendbon als een nieuwe afspraak in de agenda van Microsoft Outlook geplaatst. De verzendbon wordt automatisch opgeslagen.

Deze optie is beschikbaar wanneer u de instelling 'Microsoft Outlook' in computerinstellingen hebt geactiveerd voor deze computer.

Een verzendbon exporteren naar Word

Met Exporteren naar Word-sjabloon of Ctrl+Alt+W exporteert u de inhoud van de huidige verzendbon naar een Word-document aan de hand van een vooraf opgemaakt sjabloon.

Verzendbongegevens exporteren naar PDF

Met Exporteren naar PDF of Shift+Alt+T exporteert u gegevens van de huidige verzendbon naar een PDF-bestand aan de hand van een vooraf opgemaakt PDF-formulier.

Verzendbongegevens exporteren naar Excel

Klik op Exporteren om de inhoud van de pagina's 'Bonregels', 'Inkoopprijzen', 'Gewicht' en 'Volume' over te brengen naar een Excel werkmap.

Alleen de gegevens van de zichtbare pagina's worden geëxporteerd.

Verzendbongegevens exporteren naar een tekstbestand

Net als andere bonnen kunt u een verzendbon exporteren naar een tekstbestand met Shift+Ctrl+X. 

Maakt u voor de bestandsnaam gebruik van .csv als achtervoegsel, dan zal het programma een speciaal formaat gebruiken waarbij een tekstbestand met één regel wordt aangemaakt. Deze regel bestaat uit een aantal veldwaarden, gescheiden door het teken zoals ingesteld in gebruikerinstellingen.

U stelt de gewenste gegevens en de volgorde waarin ze in het CSV-bestand worden opgenomen in op de pagina 'Exporteren naar CSV' van instellingen verzendbonnen.

Nederlandse postcodes worden geëxporteerd zonder spatie. Wanneer er geen sprake is van een afleveradres dan worden de gegevens van het bonadres gebruikt.

In overzicht verzendbonnen maakt u voor meerdere verzendbonnen tegelijk een dergelijk CSV-bestand aan.

Artikelregels importeren uit Excel

Met de optie Bonregels importeren in het menu 'Extra' of Ctrl+Alt+O importeert u artikelregels uit een Excelbestand. Er verschijnt een apart venster waarin u het importbestand aangeeft en de kolommen selecteert met de 

artikelcodes en de aantallen. Artikelcodes die niet voorkomen in het artikelbestand van Order-Direct worden geïmporteerd als een tekstregel met een foutmelding.

De taal, valutasoort en afdeling van een verzendbon wijzigen

Aan iedere verzendbon worden een taal, valutasoort en afdeling toegekend. Deze worden gewijzigd met de bijbehorende knoppen in de knoppenbalk.

Wanneer u de valutasoort wijzigt worden alle bedragen omgerekend naar de nieuwe valuta met gebruikmaking van de huidige koers zoals ingesteld in de valutatabel.

Wilt u de in deze verzendbon gebruikte koers wijzigen, selecteer dan de optie 'Valutakoers wijzigen' in het menu 'Extra' of druk op Alt+6 en geef de gewenste koers in.

De status van een zending opvragen

Hebt u url's vastgelegd voor het traceren van zendingen door transporteurs, klik dan op de knop 'Track & trace' rechtsboven in het kader 'Verzending' om de actuele status op te vragen.

Acties toevoegen aan een verzendbon

Met de module Planning maakt u één of meer acties aan voor de huidige verzendbon.

Klik hiertoe op de knop Nieuwe actie in de rechterbovenhoek van de eerste pagina Algemeen of druk op Ctrl+Alt+A.

De pagina Acties wordt dan geselecteerd met daarin een nieuw aangemaakte actie. U kunt de gegevens van deze actie vervolgens bewerken.

Op de pagina 'Acties' worden ook nieuwe acties toegevoegd en bestaande acties verwijderd.

Een document toevoegen aan een verzendbon

Met de module Documentbeheer koppelt u één of meer documenten aan de huidige verzendbon.

Klik hiertoe met de rechtermuis in het verzendbonvenster en selecteer de optie 'Document toevoegen' of druk op Ctrl+Alt+D. Er verschijnt dan een venster waarmee u een bronbestand als document toevoegt aan de verzendbon, voorzien van een omschrijving, een documentgroep en een documentsoort.

Dit venster verschijnt automatisch wanneer u een bestand naar het verzendbonvenster sleept, bijvoorbeeld vanuit de Windows Verkenner.

Bij de printeractiviteit Verzendbon kunt u aangeven dat bij het afdrukken van een verzendbon naar een (pdf-) bestand het aangemaakte bestand automatisch als document moet worden toegevoegd.

Het onderdeel afsluiten

Druk op Esc of klik op Afsluiten om het onderdeel te verlaten.

Mochten er in de verzendbon wijzigingen zijn aangebracht, dan vraagt het programma of deze alsnog moeten worden opgeslagen.

Pagina's

Hieronder volgt een beschrijving van alle pagina's van dit onderdeel.

Algemeen

Naast het bonnummer en de klant worden op iedere verzendbon andere gegevens vastgelegd zoals de verzendwijze. Deze gegevens worden ingevoerd en gewijzigd in de invoervelden op de pagina 'Algemeen'.

Voor de meeste van deze velden kunt u keuzelijsten vastleggen. 

Algemene gegevens

Ordernummer klant: hier kunt u het ordernummer invullen zoals opgegeven door de klant. Dit veld wordt gebruikt wanneer er niet eerst een orderbevestiging voor de zending is aangemaakt. Wordt er wel een orderbevestiging op de verzendbon opgeroepen, dan wordt het ordernummer van de klant op die orderbevestiging hier automatisch ingevuld. Worden er meerdere orderbevestigingen opgeroepen met verschillende klantordernummers, dan wordt dit veld leeggemaakt.

Met de functie referentienummers legt u één of meer ordernummers vast bij een klant waaruit u hier dan kunt selecteren.

Verzendstatus: de verzendstatus van de verzendbon. Dit veld is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Verzendstatus' is geactiveerd in instellingen verzendbonnen. De verzendstatus wordt ook gebruikt voor verzendbonnen bij een online order om aan te geven wanneer aan de klant een e-mail met voortgangsinformatie moet worden gestuurd.

Kostenplaats: de kostenplaats van de verzendbon. Deze kostenplaats wordt bij het factureren overgenomen op de factuur. Bij het selecteren of wijzigen van een afdeling of filiaal wordt automatisch de bijbehorende kostenplaats ingevuld. Naderhand kunt u de kostenplaats hier desgewenst wijzigen.

Verzending

De keuzelijst 'verzendwijze' kent een aantal standaardwaarden, zoals 'afgehaald', 'bezorgd' en 'gebracht'. In het eerste geval wordt achter de verzendwijze, in het veld 'door', de naam van de betreffende contactpersoon van de klant ingevuld. Wanneer de verzendwijze 'bezorgd' of 'gebracht' is, wordt in dit veld de medewerkernaam of bezorgservice opgegeven. In het veld 'verzendnummer' kunt u een referentie naar bijvoorbeeld de pakbon van de bezorgservice opgeven. In programma-instellingen, op de pagina 'bezorging', wordt ingesteld welke verzendwijzen het programma als 'bezorging' beschouwt.

Voor het invullen van de velden 'verzendnummer' en 'vrachtnummer' kunt u gebruik maken van een barcodelezer.

Beschikt u over de module EDI, dan geeft u met het selectievakje 'Versturen via EDI' aan dat de verzendbon met EDI wordt verstuurd naar de afnemer. Zo'n verzendbon is doorgaans aangemaakt vanuit een orderbevestiging die via EDI is ontvangen. 

Onderaan deze pagina vult u het aantal pallets, halve pallets en colli in met de bijbehorende pallet-, halve pallet- en collonummers. In instellingen verzendbonnen geeft u aan welke gegevens u wilt vastleggen.

Pallets

Het aantal benodigde pallets voor verzending van de artikelen op de verzendbon. Is op de bon bij één of meer artikelen een aantal stuks per pallet vastgelegd in artikel bewerken, dan bepaalt het programma het totale aantal benodigde pallets. Dit aantal kunt u hier overnemen met Aantal pallets bijwerken .

Halve pallets

Het aantal benodigde halve pallets voor verzending van de artikelen op de verzendbon. Is op de bon bij één of meer artikelen een aantal stuks per halve pallet vastgelegd in artikel bewerken, dan bepaalt het programma het totale aantal benodigde halve pallets. Dit aantal kunt u hier overnemen met Aantal halve pallets bijwerken .

Colli

Het totale aantal benodigde colli voor verzending van de artikelen op de verzendbon met de collonummers. Wanneer u ook het standaard aantal colli vastlegt bij artikelen (activeren in artikelinstellingen) dan kunt u met Aantal colli bewerken het totale aantal benodigde colli laten bepalen en invullen door het programma.

Diversen

Instellingen

Afleveradres: met deze optie kunt u een afwijkend afleveradres opgeven. Dit adres wordt dan op de verzendbon afgedrukt in plaats van het klantadres. Activeer hiertoe het selectievakje 'Afleveradres'. Er verschijnen dan een aantal invoervelden waarin u de gewenste adresgegevens kunt invoeren. In de velden 'sorteernaam' en 'relatienummer' kunt u het zoekvenster relaties gebruiken. Gebruik het 'relatienummer' 00001 om de adresgegevens handmatig te kunnen invoeren. Het afleveradres wordt samen met de overige bongegevens opgeslagen. 

In het afleveradres kunt u ook een contactpersoon invullen of selecteren.

Voormelding: is de instelling 'Voormelding' geactiveerd in instellingen verzendbonnen dan kunt u een verzendbon ook de status 'Voormelding' geven. In plaats van de titel 'Verzendbon' wordt dan 'Voormelding' op de bon afgedrukt.

Rechtstreeks factureren aan klant: geeft aan dat de verzendbon moet worden gefactureerd aan de klant op de verzendbon. Een afwijkend factuuradres zoals eventueel vastgelegd bij een bedrijfssoort van de klant wordt dan genegeerd. Dit selectievakje is alleen beschikbaar wanneer de optie 'Uit te sluiten bij factureren' in instellingen relaties is geactiveerd.

Wagen: is de verzendboninstelling 'Wagen' actief, dan geeft u op deze pagina aan naar welke wagen de verzendbon verwijst.

Afdrukken

Prijzen op origineel: geeft aan op het origineel van de verzendbon prijzen moeten worden afgedrukt.

Kortingskolom op origineel: geeft aan op het origineel van de verzendbon bij de prijzen ook de kortingen moeten worden afgedrukt.

Verkoopinformatie: geeft aan of de verkoopinformatie bij de artikelregels moet worden afgedrukt op de verzendbon. Deze optie is beschikbaar wanneer de artikelinstelling 'Verkoopinformatie' actief is.

Afbeeldingen: geeft aan of de afbeeldingen bij de artikelen daadwerkelijk moeten worden afgedrukt als de bijbehorende kolom actief is. 

Codes optellen: geeft aan of de verzendbon moet worden afgedrukt zonder tekstregels en met de aantallen en prijzen getotaliseerd per artikelcode. Markeringen voor het verbergen van (een gedeelte van) artikelregels of het tonen van een subtotaal worden dan genegeerd.  Alleen artikelen waarbij de instelling codes optellen is geactiveerd worden getotaliseerd.

Backorderlijst: geeft aan of op de afdruk van de verzendbon na de artikel- en tekstregels de codes, omschrijvingen en aantallen moeten worden getoond van alle artikelen die nog in backorder staan voor de klant van de verzendbon, getotaliseerd per artikelcode.

Machine

Met de module Machines en onderhoud kunt u in een verzendbon ook één van de machines van de klant opgeven. De verzendbon wordt dan aan deze machine gekoppeld. Activeer deze functie in instellingen machines. De gegevens van de machine worden bovenaan de verzendbon afgedrukt, mits deze gegevens zijn ingevuld en de bijbehorende printerbegrippen zijn geactiveerd.

Opmerkingen

Hier kunt u aanvullende opmerkingen vastleggen over de verzendbon. 

In de tekst kunt u indicatoren gebruiken voor bepaalde variabele gegevens zoals het bonnummer en het relatienummer van de klant. Een lijst van de beschikbare indicatoren vindt u hier.

Gegevens

Deze pagina is alleen zichtbaar in de module Vrije velden: verkoopbonnen.

Op deze pagina vult u de vrije veldwaarden in voor een bepaalde veldsoort. Selecteer eerst de gewenste veldsoort bovenaan de pagina.

Bonregels

Op de pagina 'Bonregels' voert u de artikelen en opmerkingsregels in. 

Van ieder artikel worden het aantal stuks, de code, bestelnummer en omschrijving, en de prijs en korting bijgehouden. De prijs en de korting worden berekend door het systeem, aan de hand van de adviesprijs en eventuele aktieprijs, kortingsgroepen en prijsafspraken, maar u kunt deze naderhand handmatig wijzigen. Bij opmerkingen kunt u een keuzelijst gebruiken.

Gebruik Ctrl+Enter, Ctrl+Ins en Ctrl+Del om een artikel of opmerking toe te voegen, tussen te voegen en te verwijderen. Met Shift+Ctrl+Enter dupliceert u een regel.

U kunt meerdere regels in één keer verwijderen door deze regels te markeren, als volgt: houd Ctrl ingedrukt terwijl u met de muis op de gewenste regels klikt. Deze regels worden dan gemarkeerd. U kunt meerdere aaneengesloten regels markeren met de pijltoetsen Omhoog of Omlaag terwijl u Shift ingedrukt houdt. Met Ctrl+Del worden de gemarkeerde regels verwijderd.

Ook het dupliceren van regels met Shift+Ctrl+Enter kan worden uitgevoerd op gemarkeerde regels.

Tijdens het markeren van regels wordt linksonder op deze pagina steeds het subtotaal van de gemarkeerde regels getoond.

Regel verplaatsen

Klik op Omhoog en Omlaag of druk op Shift+Ctrl+Omhoog en Shift+Ctrl+Omlaag om de huidige bonregel naar boven respectievelijk beneden te verplaatsen.

Regels sorteren

Met Bonregels sorteren of Ctrl+Alt+S kunt u de volgorde van de regels op de bon aanpassen. Hierbij worden de bonregels per groep gesorteerd. Een lege regel fungeert als scheiding tussen twee groepen. De volgorde van de groepen blijft gehandhaafd, alleen de regels binnen een groep worden gesorteerd. Bij gebruik van deze functie verschijnt een apart venster, waarin u aangeeft waarop u wilt sorteren (bijvoorbeeld op artikelcode), welke samenhang er is tussen tekstregels en een artikelregel, en of u oplopend of aflopend wilt sorteren.

Artikel uit externe tabel

Met de module Externe tabellen kunt u artikelen opvragen uit één van de externe artikeltabellen. Klik hiertoe op de knop Extern bestand aan de rechterzijde van het veld 'bestelnummer' of druk op Shift+Ctrl+F2. Er verschijnt dan een keuzevenster waarin u het gewenste bestand kunt selecteren. Bij het scannen van een barcode zoekt Order-Direct alleen in het geselecteerde externe bestand naar het bijbehorende artikel.

Naar prijsafspraak

Is op de huidige bonregel een prijsafspraak van toepassing dan wordt dit aangegeven met de knop Naar prijsafspraak . Klik op de knop of druk op Shift+Ctrl+Alt+F om de prijsafspraak te selecteren; bij de klant in relatie bewerken of bij een bedrijfssoort in prijsafspraken bewerken in serie.

Verkoopinformatie tonen of verbergen

Gebruikt u verkoopinformatie bij artikelen dan zet u het tonen van de verkoopinformatie bij een artikelregel aan en uit met Verkoopinformatie tonen/verbergen . Deze instelling wordt bewaard per gebruiker en wordt toegepast op alle bonsoorten. 

Artikelconfiguratie bewerken

Is de huidige verzendbonregel afkomstig van een artikelconfiguratie dan worden alle bonregels van deze configuratie met Artikelconfiguratie bewerken of Ctrl+Alt+C bewerkt in een apart venster. In het bewerkingsvenster kunnen het aantal configuraties en de aantallen bij ieder onderdeel worden aangepast. Klik in het venster op 'OK' om de wijzigingen door te voeren in de verzendbonregels.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer er nog geen verwijzingen zijn van of naar één of meer van de verzendbonregels van de configuratie.

Accessoires

Gebruikt u artikelaccessoires dan kunt u het tonen van de accessoires bij een artikel uit- en aanzetten met Accessoires tonen/verbergen . Deze instelling wordt bewaard per gebruiker. Is de instelling actief én staan er op de verzendbon één of meer artikelen met accessoires, dan worden deze accessoires getoond in een lijst onderaan de pagina. In deze lijst kunt u accessoire-artikelen selecteren en ze met Accessoires toevoegen op bon toevoegen op de verzendbon, direct onder het hoofdartikel.

Machine aanmaken

Met Machine of Shift+Alt+M maakt u een nieuwe machine aan, met gebruikmaking van de gegevens van de machine die als standaardmachine is gekoppeld aan het artikel op de verzendbonregel. Als aanmaakdatum van de nieuwe machine wordt de afleverdatum van de verzendbon ingevuld.

Losse bestelling aanmaken

Met Bestellen of F9 plaatst u een losse bestelling van het huidige artikel in bestellingen plaatsen. Druk op Shift+Ctrl+F9 of houdt Ctrl ingedrukt terwijl u op Bestellen klikt om bestellingen te plaatsen van alle artikelen op de verzendbon.

Prijzen inclusief/exclusief BTW

Met Prijzen inclusief/exclusief BTW of Shift+Ctrl+X toont het programma de regel- en totaalbedragen inclusief dan wel exclusief BTW. Deze knop is beschikbaar wanneer de gebruikersinstelling 'BTW-instelling aanpasbaar' actief is.

Prijzen aanpassen

Met Prijzen aanpassen of Shift+F5 past u de prijzen en kortingen op de bon aan. Hiervoor zijn verschillende opties beschikbaar.

Inkoopgegevens

Met Inkoopgegevens of Shift+Ctrl+I opent u het venster inkoop- en verrekenprijzen.

Leveranciergegevens

Met Leveranciergegevens of Shift+F9 opent u het venster inkoopprijs en leverancier om de inkoopprijs en/of leverancier bij een X-code of nulcode in te stellen. U kunt met deze toetscombinatie ook de inkoopprijs en leverancier van een reguliere artikelcode wijzigen.

Artikeletiketten

Druk op Shift+Ctrl+P om etiketten af te drukken van de artikelen op de verzendbon. Artikeletiketten wordt dan geopend. De klantgegevens en de aantallen op de bon worden overgenomen.

Artikellijst

Met Shift+Ctrl+L kan een lijst worden samengesteld van de artikelen op de verzendbon in artikellijsten.

Artikelen bewerken in serie

Wilt u wijzigingen aanbrengen in één of meer artikelen op de bon druk dan op Shift+Ctrl+W om artikelen bewerken in serie te openen. Bij het opslaan van de gemaakte wijzigingen worden deze meteen zichtbaar in de verzendbon.

Verzendkosten

Wilt u verzendkosten op de verzendbon plaatsen, druk dan op Shift+Ctrl+F. Er verschijnt dan een apart invoervenster waarin u een basisbedrag, een totaalgewicht, en een meerprijs per gewichtseenheid (kg of gram) kunt opgeven. Het programma berekent dan de verzendkosten. Klik op OK of druk op F4 om dit bedrag over te nemen op de verzendbon, bij het speciale artikel 'verzendkosten', zoals geselecteerd in instellingen verzendbonnen.

Serienummers

Op deze pagina worden de serienummers opgegeven bij de artikelen op de bon. Zie hiertoe Serienummers invoeren en bekijken.

Verwijzing openen

Verwijst een regel op de verzendbon naar een regel op een offerte of orderbevestiging, klik dan met de rechtermuistoets op de regel en selecteer de optie 'Verwijzing openen' of druk op Ctrl+Alt+G om deze bon te openen.

Garantiebewijzen aanmaken

Vanuit deze pagina kunt u voor ieder artikel één of meer garantiebewijzen aanmaken. Hierbij kan dan gebruik worden gemaakt van de eventueel ingevoerde serienummers. Druk op Shift+Ctrl+G om de garantiebewijzen aan te maken. Het aantal garantiebewijzen wordt bepaald door het aantal dat is ingevoerd op de bonregel. Afhankelijk van de instellingen in instellingen verzendbonnen worden de garantiebewijzen automatisch afgedrukt wanneer de verzendbon wordt gefactureerd.

Prijssoort selecteren

Gebruikt u prijssoorten en is de artikelinstelling 'Op verkoopbonnen' actief, dan selecteert u bovenaan deze pagina de gewenste prijssoort. De prijzen van alle artikelen op de verzendbon worden bepaald volgens deze prijssoort. Voert u een klant in op de verzendbon, dan wordt diens prijssoort automatisch geselecteerd. Bij het aanmaken van een verzendbon van een offerte of orderbevestiging wordt de prijssoort van die bon overgenomen. 

Bij het selecteren van een andere prijssoort worden de prijzen van alle verzendbonregels die niet naar een andere bon verwijzen opnieuw bepaald volgens de nieuwe prijssoort. Bonregels die afkomstig zijn van een artikelconfiguratie waarvan de instelling voor de verkoopprijzen anders is dan 'Standaard' worden hierbij overgeslagen.

Omzetgroep aanpassen

Gebruikt u omzetgroepen dan wijzigt u de standaard omzetgroepen op deze verzendbon zoals die zijn overgenomen van de artikelen met Omzetgroep aanpassen of Shift+Alt+G. Er verschijnt dan een apart venster waarin u de nieuwe omzetgroep selecteert. U kunt de aanpassing doorvoeren voor de geselecteerde verzendbonregel, voor alle verzendbonregels of eerst de gewenste regels markeren.

Houd Ctrl ingedrukt terwijl u op Omzetgroep aanpassen klikt om de omzetgroepen bij alle verzendbonregels te laten overnemen op alle verkoopfacturen die naar deze verzendbon verwijzen én bij de eventuele order- en offerteregel waarnaar de huidige verzendbonregel verwijst.

Klantomzet van een artikel

Met Klantomzet van artikel of Shift+Alt+Z roept u de omzet op van het geselecteerde artikel van de klant op de verzendbon in klantomzet artikelen.

Lokaties

Op deze pagina geeft u voor ieder artikel met lokatievoorraden aan van welke lokaties en in welke aantallen het artikel afkomstig is.

De pagina is alleen zichtbaar in de module Lokatievoorraden én wanneer er op de verzendbon één of meer artikelen met lokatievoorraden voorkomen.

Acties

Op deze pagina maakt u nieuwe acties aan voor de verzendbon en bewerkt u de gegevens van bestaande acties.

Met Actie toevoegen of Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan.

Met Actie dupliceren of Shift+Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan met dezelfde gegevens als de huidige actie. 

Met Actie tussenvoegen of Ctrl+Ins voegt u een nieuwe actie tussen op de huidige positie in de lijst.

Met Actie verwijderen of Ctrl+Del verwijdert u de huidige actie.

Klik op een actie in de lijst om de actiegegevens te bekijken. U kunt de gegevens vervolgens bewerken in het deelvenster aan de rechterzijde.

Verwijzingen

Op deze pagina worden de verwijzingen van en naar andere bonnen getoond.

U kunt de gegevens van één of meer orderbevestigingen gebruiken voor de verzendbon mits deze verzendbon nog niet gefactureerd is. Type hiertoe het ordernummer in het daartoe bestemde veld of klik op Orderbevestigingen om alle openstaande orderbevestigingen van een bepaalde klant (en mits van toepassing met dezelfde kostenplaats) in te laden. U dient dan wel eerst een klant op te geven op de pagina 'Algemeen'. De gebruikte orderbevestigingen worden getoond in een tabel. Dubbelklik op een regel in de tabel om een orderbevestiging op te vragen.

Gebruikt u de module Meerdere filialen dan worden alleen de openstaande orderbevestigingen met hetzelfde filiaal als het filiaal van de verzendbon ingeladen.

In tekstregels op verkoopbonnen legt u enkele tekstregels vats die worden gebruikt wanneer een orderbevestiging wordt ingeladen in een verzendbon.

Een verzendbon wordt gefactureerd door de bon in te laden in een (nieuwe) factuur. Het selectievakje 'Factureren' moet dan zijn geactiveerd. In instellingen verzendbonnen geeft u voor dit vakje een standaardinstelling op.

Klik op Factureren om de verzendbon te factureren in facturen. Verzendbonnen worden altijd in hun geheel gefactureerd. Nadat een verzendbon gefactureerd is wordt in het veld 'Factuurnummer' het nummer getoond van de factuur waarin de verzendbon is opgenomen. 

Zending

Deze pagina toont ..

Inkoopprijzen

Deze pagina toont de inkoopprijzen en -totalen met eventuele verrekenprijzen van de artikelen op de verzendbon.

Gewicht

Op deze pagina wordt van ieder artikel op de verzendbon het gewicht getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale gewicht van alle artikelen op de bon vermeld.

Deze pagina verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het gewicht van artikelen te registreren (instelbaar in artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de verzendbon het gewicht is ingevuld.

Volume

Op deze pagina wordt van ieder artikel het volume getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale volume (in kubieke meters) van alle artikelen op de verzendbon vermeld.

Deze pagina verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het volume van artikelen te registreren (instelbaar in artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de bon het volume is ingevuld.

Uren

Is de module Urenregistratie actief en zijn aan de huidige verzendbon één of meer boekingen gekoppeld, dan worden de boekingen getoond op deze pagina.

Dubbelklik op een boeking om deze te openen in urenregistratie.

Notities

Een notitie kan aan een verzendbon worden gekoppeld. Deze pagina toont alle notities die gekoppeld zijn aan de huidige bon, in omgekeerd chronologische volgorde van aanmaak. Zo verkrijgt u een overzicht van de zaken die spelen of speelden met betrekking tot de huidige zending.

De pagina is alleen zichtbaar wanneer de module CRM actief is én er notities aan deze bon gekoppeld zijn.

Dubbelklik op een regel in de tabel om de notitie te openen. 

Maak een nieuwe notitie aan voor de verzendbon met Notitie of Ctrl+Shift+T.

Taken

Deze pagina toont de aan de huidige verzendbon gekoppelde taken.

E-mails

Beschikt u over de module CRM en zijn aan de huidige verzendbon één of meer e-mails gekoppeld, dan toont deze pagina alle e-mails bij de verzendbon.

U koppelt een e-mailbericht aan de verzendbon door het bericht vanuit de pagina 'E-mails' in relatie bekijken naar de eerste pagina 'Algemeen' of naar deze pagina te slepen met de muis.

Om de inhoud van een e-mailbericht te zien klikt u op de bijbehorende regel. De inhoud wordt dan aan de rechterzijde van de pagina getoond. Mocht het bericht inmiddels verwijderd zijn in Outlook, dan toont het programma hier een foutmelding.

Zijn aan het geselecteerde e-mailbericht één of meer bijlagen gekoppeld, dan worden de bestandsnamen van deze bijlagen bovenaan het inhoudsvenster getoond. Bij iedere bestandsnaam wordt met een afbeelding aangegeven wat voor soort bijlage het betreft. Klik op de bestandsnaam om de inhoud van het bestand te laten tonen in het onderste venster. Klik op 'Bericht' om hier weer de inhoud van de e-mail te laten tonen.

Na het selecteren van een bijlage bij een e-mail kan deze bijlage worden opgeslagen naar een bestand met Bijlage opslaan of Shift+Ctrl+S.

Met de knop Notitie aanmaken of Shift+Ctrl+T maakt u een nieuwe notitie aan voor de verzendbon waarbij het geselecteerde e-mailbericht aan de nieuwe notitie wordt gekoppeld.

Klik op Taak aanmaken of druk op Ctrl+Alt+T om een nieuwe taak aan te maken voor de verzendbon en hier de geselecteerde e-mail aan te koppelen.

Met E-mail verwijderen uit de lijst of met Shift+Del maakt u de koppeling tussen het geselecteerde e-mailbericht en de huidige verzendbon ongedaan. Het e-mailbericht zelf wordt niet verwijderd.

Bijlagen

Beschikt u over de module Bijlagen en zijn bij de huidige verzendbon één of meer bijlagen vastgelegd, dan toont deze pagina een lijst van de bijlagen.

Bijlagen worden aangemaakt in bijlagen bewerken met Bijlagen in de knoppenbalk. 

Van iedere bijlage worden de omschrijving, het type bestand en de invoerdatum getoond. Ook wordt aangegeven of een bijlage standaard wordt opgenomen in e-mails van de verzendbon. Een rode regelkleur geeft aan dat het bijbehorende bestand niet kon worden gevonden.

Open een bijlage door op de bijbehorende regel in het overzicht te dubbelklikken met de muis.

Met het invoerveld bovenaan de pagina zoekt u naar een bepaald gedeelte in de omschrijving van de bijlagen; type de zoektekst in en klik op Vernieuwen of druk op F5. Het programma toont dan alleen die bijlagen bij de verzendbon waarbij de zoektekst voorkomt in de omschrijving.

U kunt een e-mailbericht aanmaken met de geselecteerde bijlage als 'attachment'. Klik hiertoe op E-mail aanmaken . Deze voorziening is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Versturen via Outlook' is geactiveerd in computerinstellingen. 

Wilt u een e-mailbericht aanmaken met meerdere bijlagen als 'attachments', klik dan eerst op Bijlagen selecteren . Selecteer de gewenste bijlagen met de selectievakjes aan het begin van iedere regel. Klik vervolgens op op E-mail aanmaken om de e-mail aan te maken.

Met de knop Inhoud tonen aan de onderzijde van de pagina schakelt u het tonen van de inhoud van bijlagen in en uit. Is deze optie actief, dan kunt u de inhoud van iedere bijlage laten tonen door op de bijlage te klikken in het overzicht.