Reparatiebon

Inhoud

In dit onderdeel bewerkt u reparatiebonnen. Een reparatiebon wordt aangemaakt wanneer een klant een machine aanbiedt ter reparatie of voor een onderhoudsbeurt.

Het onderdeel wordt vanuit het hoofdmenu opgestart.

Is de module Machines en onderhoud actief, dan kunt u bij het maken van reparatiebonnen gebruik maken van de gegevens uit het machinebestand. Is de module niet beschikbaar, dan wordt bij elke reparatiebon automatisch een nieuwe machine aangemaakt met hetzelfde nummer als de reparatiebon.

Een nieuwe reparatiebon aanmaken

Met Nieuw maakt u een nieuwe reparatiebon aan.

Het programma kent hieraan automatisch een nieuw reparatienummer toe. Dit nummer kan niet worden aangepast.

Vervolgens geeft u de bijbehorende klant op.

Een reparatiebon opvragen

Een reparatiebon wordt opgevraagd aan de hand van de klantgegevens of aan de hand van het nummer van de reparatiebon.

Type de gegevens in de daartoe bestemde invoervelden en druk op Enter. In geval van het bonnummer toont dit onderdeel vervolgens alle reparaties in een apart zoekvenster. De huidige regel wordt gepositioneerd op de bon waarvan het nummer begint met de ingetoetste cijfers.

Zoekt u naar een reparatiebon van een bepaalde klant, vraag de gewenste klant dan op en klik vervolgens op Openen of druk op Ctrl+O. Alle reparatiebonnen van de klant worden dan getoond in het zoekvenster.

Naast het zoeken op nummer en klant kan het zoekvenster ook worden geopend op basis van (een gedeelte van) het aanvraagnummer, categorie, reparatiestatus, machinesoort, merk of type, serienummer, extern nummer, klacht of servicerapportnummer. Type het nummer of de omschrijving in en klik vervolgens op de knop Zoeken bij het betreffende invoerveld. U kunt gebruik maken van sterretjes om te zoeken op een gedeelte van een nummer of omschrijving.

Is er al wel een bonnummer ingevuld, maar nog geen machine opgevraagd (bijvoorbeeld op een nieuwe reparatiebon), dan kunt u een machine opvragen door in de velden machinesoort, merk, type, serienummer of extern nummer een zoekargument in te typen en vervolgens op Zoeken te klikken.

U kunt een reparatiebon ook opvragen door de reparatiebon met de muis vanuit een ander venster te slepen naar het invoerveld voor het bonnummer op de pagina Algemeen óf naar de titelbalk aan de bovenzijde van het programmavenster.

Met Laatste wordt de laatste reparatiebon in het bestand opgevraagd, dit is de reparatie met het hoogste nummer.

Met Volgende en Vorige bladert u door de reparatiebonnen. De volgorde wordt bepaald door het huidige invoerveld. Houd Alt ingedrukt terwijl u op een knop drukt om expliciet te bladeren op volgorde van bonnummer.

U kunt ook reparatiebonnen opvragen uit de historie. Druk hiertoe eerst op Ctrl+H of selecteer de optie Historie in het menu. In de statusbalk verschijnt dan 'historie'.

Een reparatiebon verwijderen

Klik op Verwijderen om een opgevraagde reparatiebon te verwijderen.

Deze reparatie moet gereed zijn gemeld.

Het programma vraagt eerst om een bevestiging. Is de module Machines en onderhoud niet actief, dan worden ook de gegevens van de machine bij de reparatiebon verwijderd.

U kunt de reparatiebon ook samen met de gegevens van de bijbehorende machine overbrengen naar de historie.

Wijzigingen vastleggen

Wijzigingen in de huidige reparatiebon worden vastgelegd met Opslaan .

Is er sprake van een externe reparatie en/of een keuring, dan worden hiermee ook de wijzigingen in de reparatiebrief en het keuringsrapport opgeslagen.

De reparatiebon afdrukken

De huidige reparatiebon wordt geprint met Afdrukken ( lege reparatiebon, reparatiebon en externe reparatiebon).

Klik op Afdrukvoorbeeld voor een voorbeeld op het scherm.

De reparatiebon e-mailen

Met E-mailen of Shift+Ctrl+E maakt u een e-mailbericht aan voor de reparatiebon. De bon wordt eerst opgeslagen.

Deze optie is beschikbaar wanneer u in computerinstellingen hebt ingesteld dat deze computer e-mails kan versturen (rechtstreeks of via Outlook).

Heeft u in printerinstellingen de optie 'Bonnen rechtstreeks afdrukken met e-mailknop' geactiveerd dan wordt de reparatiebon afgedrukt naar een (pdf-) bestand en wordt hiervan meteen een e-mailbericht aangemaakt zonder dat het afdrukvenster verschijnt.

Een SMS-bericht versturen

Met SMS-bericht of Shift+Alt+M maakt u een SMS-bericht aan met gegevens over de reparatiebon. De reparatiebon wordt dan eerst opgeslagen.

Het bericht kunt u vervolgens versturen.

Een reparatiekaart afdrukken

Daarnaast kan een reparatiekaart worden afgedrukt ( reparatiekaart).

Een reparatiebrief afdrukken

Bij een externe reparatie kan een reparatiebrief ( reparatiebrief) worden afgedrukt.

Een keuringsrapport afdrukken

Bij een keuring kan een keuringsrapport ( keuringsrapport) worden afgedrukt.

Etiketten afdrukken

Met F3 wordt een etiket ( reparatie-etiket) afgedrukt.

Met Adresetiket of Ctrl+F3 drukt u een etiket af van de klantgegevens op de huidige reparatiebon ( adresetiket).

Bij een keuring kan een zelf opgemaakt keuringsetiket worden afgedrukt.

Op de pagina Bonregels drukt u met Shift+Alt+F3 een artikeletiket af voor het artikel van de geselecteerde bonregel.

Vanuit dezelfde pagina drukt u met Shift+Ctrl+P artikeletiketten af voor één, meerdere of alle bonregels; het onderdeel artikeletiketten wordt dan geopend. In het optievenster bij dit onderdeel geeft u aan of u etiketten wilt aanmaken voor de huidige regel of voor alle (geselecteerde) regels, en of u de ingevoerde serienummers bij iedere artikelregel wilt overnemen op de etiketten.

Reparatiegegevens vernieuwen

Met Vernieuwen in de knoppenbalk of F5 vraagt u de gegevens van de huidige reparatiebon opnieuw op. U ziet dan in alle pagina's de actuele gegevens.

Deze functie is niet beschikbaar wanneer er reparatiegegevens zijn gewijzigd; sla de wijzigingen dan eerst op.

Instellingen voor reparaties aanpassen

Met Instellingen of Alt+F9 opent u het onderdeel instellingen reparaties. In dit onderdeel stelt u een aantal zaken in die te maken hebben met de werking van en het omgaan met reparaties en reparatiebonnen.

Houd Ctrl ingedrukt terwijl u op Instellingen klikt om vrije velddefinities op te starten voor vrije reparatievelden.

Een reparatiebon exporteren naar de agenda van Outlook

Met Agenda of Ctrl+Alt+K plaatst u de reparatiebon als een nieuwe afspraak in de agenda van Microsoft Outlook. De bon wordt hierbij automatisch opgeslagen.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u de instelling 'Microsoft Outlook' voor deze computer hebt geactiveerd in computerinstellingen.

Reparatiegegevens exporteren naar Excel

Klik op Exporteren naar Excel om de inhoud van de pagina's 'Bonregels', 'Inkoopprijzen', 'Gewicht' en 'Volume' over te brengen naar Excel.

Alleen de gegevens van de zichtbare pagina's worden geëxporteerd.

Artikelregels importeren uit Excel

Met de optie Bonregels importeren in het menu 'Extra' of Ctrl+Alt+O importeert u artikelregels uit een Excelbestand. Er verschijnt een apart venster waarin u het importbestand aangeeft en de kolommen selecteert met de artikelcodes en de aantallen. Artikelcodes die niet voorkomen in het artikelbestand van Order-Direct worden geïmporteerd als een tekstregel met een foutmelding.

De taal, valutasoort en afdeling van een reparatiebon wijzigen

Aan iedere reparatiebon worden een taal, valutasoort en afdeling toegekend. Deze worden gewijzigd met de bijbehorende knoppen in de knoppenbalk.

Wanneer u de valutasoort wijzigt worden alle bedragen omgerekend naar de nieuwe valuta met gebruikmaking van de huidige koers zoals ingesteld in de valutatabel.

Wilt u de in deze reparatiebon gebruikte koers wijzigen, selecteer dan de optie 'Valutakoers wijzigen' in het menu 'Extra' of druk op Alt+6 en voer de gewenste koers in.

Serienummers invoeren en bekijken

Met de module Serienummers voert u serienummers in bij de artikelen op deze reparatiebon op de pagina Bonregels. Dit kan alleen op reparatiebonnen die al gereed of afgehandeld zijn gemeld.

Klik hiertoe op deze pagina op Serienummers of druk op Shift+Ctrl+S. Er verschijnt dan een apart Venster waarin de serienummers worden ingevoerd.

Het aantal in te voeren nummers wordt bepaald door het aantal op de bijbehorende bonregel. Komt eenzelfde artikel bij meerdere regels voor op de bon, dan worden de serienummers ingevoerd voor het totale aantal van dat artikel op de bon.

Druk op F4 of klik op OK om de serienummers vast te leggen. De wijzigingen worden pas daadwerkelijk opgeslagen bij het opslaan van de reparatiebon.

Met Serienummers tonen/verbergen aan de rechterzijde van de pagina of met Shift+Ctrl+Alt+S toont het programma steeds de bij een artikelregel vastgelegde serienummers met de eventuele aantallen in een lijst rechtsboven op de pagina.

Bij het scannen van een serienummer dat eerder is vastgelegd bij het binnenboeken van bestellingen kunt u het bijbehorende artikel op de reparatiebon laten plaatsen en het gescande serienummer automatisch hierbij vastleggen. Activeer deze optie in computerinstellingen.

Vraag een overzicht op van alle serienummers bij het geselecteerde artikel door op Serienummers te klikken terwijl u Ctrl vasthoudt. Het onderdeel serienummers wordt dan opgestart.

Voor een overzicht van alle bij deze reparatiebon vastgelegde serienummers klikt u op Serienummers terwijl u Shift vasthoudt.

Acties toevoegen aan een reparatiebon

Met de module Planning maakt u één of meer acties aan voor de huidige reparatiebon.

Klik hiertoe op de knop Nieuwe actie in de rechterbovenhoek van de eerste pagina Algemeen of druk op Ctrl+Alt+A.

De pagina Acties wordt dan geselecteerd met daarin een nieuw aangemaakte actie. U kunt de gegevens van deze actie vervolgens bewerken.

Op de pagina 'Acties' worden ook nieuwe acties toegevoegd en bestaande acties verwijderd.

Het onderdeel afsluiten

Druk op Esc of klik op Afsluiten om het onderdeel te verlaten.

Zijn er in de reparatiebon wijzigingen aangebracht, dan vraagt het programma of deze alsnog moeten worden opgeslagen.

Pagina's

Hieronder volgt een beschrijving van alle pagina's van dit onderdeel.

Algemeen

Naast het reparatienummer en de klant worden bij iedere reparatiebon een aantal andere gegevens vastgelegd zoals de naam van de monteur.

Voor een aantal velden kunt u keuzelijsten vastleggen met veel voorkomende waarden.

Aanvraagnummer: het nummer waaronder de reparatie is aangevraagd door de klant. Met de functie referentienummers legt u één of meer aanvraagnummers vast bij een klant waaruit u hier dan kunt selecteren.

Onderwerp: het onderwerp van de reparatiebon. In plaats van 'onderwerp' kan een andere benaming worden gebruikt.

Uitgevoerd door: hier geeft u de naam op van de medewerker die de reparatie gaat uitvoeren. Wanneer de instelling 'Alleen monteurs als uitvoerende' in instellingen reparaties actief is, dan kunt u hier alleen kiezen uit de medewerkers die als monteur zijn aangemerkt.

In instellingen reparaties geeft u aan of voor iedere reparatie de begin- en eindtijden geregistreerd worden. Het programma gebruikt deze tijden wanneer u met Shift+Alt+W de arbeidstijd op de bon laat plaatsen. Wanneer er geen reparatietijden vastgelegd worden dan zal het programma om het aantal arbeidsuren vragen. Bij het bepalen van de bijbehorende artikelcode maakt het programma gebruik van de artikelcodes voor arbeidsloon en weekend-arbeidsloon zoals ingesteld bij de betreffende monteur in medewerkers. Wanneer deze codes hier niet zijn ingesteld, dan worden de standaardcodes gebruikt zoals ingesteld in programma-instellingen.

Kostenplaats: de kostenplaats van de reparatiebon. Deze kostenplaats wordt bij het factureren overgenomen op de factuur. Bij het selecteren of wijzigen van een afdeling of filiaal wordt automatisch de bijbehorende kostenplaats ingevuld. Naderhand kunt u de kostenplaats hier desgewenst wijzigen.

Status

De status van een reparatiebon bepaalt de wijze waarop het voorraadbeheer met de artikelen en onderdelen op de bon omgaat. Zolang de reparatie niet gereed is gemeld worden de artikelen als reserveringen beschouwd, echter alleen wanneer het geen prijsopgave (meer) betreft. Zodra de reparatie gereed is gemeld worden de artikelen afgeboekt van de voorraad.

Online: beschikt u over de module Machines en onderhoud in de WEB-applicatie of gebruikt u de Werkbon app, dan geeft u hier aan of de reparatiebon online kan worden bewerkt in deze applicaties. Na het activeren van deze instelling komen een aantal aanvullende statussen beschikbaar. In instellingen reparaties geeft u voor deze instelling een standaardwaarde op.

Prijsopgave: geeft aan of de reparatiebon momenteel nog fungeert als prijsopgave.

Categorie

Aan de hand van de categorie van de reparatiebon bepaalt het programma of de bon gefactureerd moet worden of niet. De beschikbare categorieën worden vastgelegd in instellingen reparaties. Hier geeft u ook een aantal andere instellingen op die bepalen hoe dit programmaonderdeel functioneert. Valt de reparatie in een 'niet-factureren' categorie dan kunt u aangeven of de inkoopprijzen van de artikelen op de bon moeten worden meegeteld in het overzicht machines of niet.

Reparatiestatus

Aan de hand van de reparatiestatus kan nauwkeuriger worden aangegeven in welke fase een reparatie zich bevindt. Deze instelling is alleen zichtbaar wanneer er statusomschrijvingen zijn vastgelegd in instellingen reparaties. In dit onderdeel kunt u ook een standaard status selecteren die wordt toegekend aan alle nieuwe reparatiebonnen.

Resultaat

Hier geeft u aan waar de reparatiebon betrekking op heeft; een reparatie of een onderhoudsbeurt. Hier geeft u ook aan of de machine ongerepareerd retour is gegaan of vernietigd is. In deze beide laatste gevallen worden de artikelen en onderdelen op de bon niet op de voorraad in mindering gebracht.

Machine

Op deze pagina geeft u aan op welke machine de reparatiebon betrekking heeft. U kunt hiervoor een bestaand machinenummer opgeven. Beschikt u niet over de module Machines en onderhoud of betreft het een nieuwe machine, dan kunt u de machinegegevens ook direct in de invoervelden op deze pagina invoeren. De machine krijgt dan hetzelfde (interne) nummer als de reparatiebon.

Voor het invullen van het veld 'serienummer' kunt u gebruik maken van een barcodelezer.

Is de instelling 'tellerstanden bijhouden' geactiveerd in instellingen machines dan wordt hier de actuele tellerstand van de machine worden opgegeven.

Reparatie

Op deze pagina is plaats voor het nummer van een eventueel servicerapport (wordt vaak gebruikt wanneer er sprake is van een buitendienst die met eigen bonnen met een afwijkende nummering werkt). Initieel is dit nummer gelijk aan het nummer van de reparatiebon, maar u kunt het naderhand desgewenst wijzigen.

Is de instelling 'tellerstanden bijhouden' geactiveerd in instellingen machines dan wordt hier de actuele tellerstand van de machine ingevoerd.

Is de instelling 'kilometerstanden registreren' geactiveerd in instellingen reparaties, dan kan hier de actuele kilometerstand van de wagen van de monteur worden ingevoerd.

Instellingen

Nieuwe bon: dit selectievakje dient om aan te kunnen geven dat het een nieuwe reparatiebon betreft (ook al is de bon wellicht al eerder gemaakt). Nieuwe en gewijzigde reparatiebonnen worden verschillend behandeld door het systeem. Deze instelling behoort strikt genomen niet bij de reparatiebon; zij wordt dan ook niet samen met de bon opgeslagen.

Rechtstreeks factureren: geeft aan dat de reparatiebon moet worden gefactureerd aan de klant op de reparatiebon. Een afwijkend factuuradres zoals eventueel vastgelegd bij een bedrijfssoort van de klant wordt dan genegeerd. Dit selectievakje is alleen beschikbaar wanneer de optie 'Uit te sluiten bij factureren' in instellingen relaties is geactiveerd.

Bijlagen ook bij e-mail factuur: gebruikt u de module Bijlagen dan geeft u met deze instelling aan dat de bij deze reparatiebon vastgelegde bijlagen moeten worden meegestuurd met de e-mail van de uiteindelijke verkoopfactuur van de reparatiebon. Alleen de bijlagen waarbij de optie 'Bijvoegen bij e-mails' is geactiveerd worden meegestuurd. In instellingen reparaties legt u voor deze optie de standaardwaarde vast.

Externe reparatie: geeft aan dat de machine ter reparatie is opgestuurd naar een leverancier. Er verschijnt dan een extra pagina 'Reparatiebrief'.

Keuren: geeft aan dat de betreffende machine (tevens) gekeurd dient te worden. Er verschijnt dan een extra pagina 'Keuringsrapport'.

Standaard keuring: geef hier aan of de keuring een standaard keuring betreft.

Uitvoering plannen: geeft aan of de uitvoering van de reparatie moet worden gepland. Voor de onderdelen op de bon kan dan voorraad worden gereserveerd en de onderdelen kunnen desgewenst uit het magazijn worden gepickt. Deze optie maakt deel uit van de module Magazijnbeheer.

Afdrukken

Kortingskolom: geeft aan of op de reparatiebon een kortingskolom moet worden afgedrukt.

Bonregels: hiermee geeft u aan of op de reparatiebon de artikel- en opmerkingsregels moeten worden afgedrukt. Deze instelling wordt samen met de reparatiebon bewaard en is ook van toepassing op e-mails. Bij het uitschakelen van deze optie worden er ook geen totaalbedragen afgedrukt.

Ook verborgen regels: geeft aan dat op de reparatiebon alle regels moeten worden afgedrukt, ook de regels die zijn gemarkeerd als 'Regel verbergen'.

Verkoopinformatie: geeft aan of de verkoopinformatie bij de artikelregels moet worden afgedrukt op de reparatiebon. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de artikelinstelling 'Verkoopinformatie' actief is.

Afbeeldingen: geeft aan of de afbeeldingen bij de artikelen daadwerkelijk moeten worden afgedrukt als de bijbehorende kolom actief is.

Aantal pagina's: geeft aan dat Order-Direct bij het opmaken van de afdruk van de reparatiebon van tevoren rekening moet houden met een vast aantal pagina's. Deze instelling hoeft slechts bij hoge uitzondering te worden gebruikt bij reparatiebonnen met meerdere pagina's en verschillende printerteksten mocht het voor het programma niet meer mogelijk blijken om het exacte aantal pagina's te bepalen.

Gegevens

Deze pagina alleen zichtbaar in de module Vrije velden: reparaties.

Op deze pagina vult u de vrije veldwaarden in voor een bepaalde veldsoort. Selecteer eerst de gewenste veldsoort bovenaan de pagina.

Opmerkingen

Deze pagina biedt ruimte voor maximaal tweemaal vijftien tekstregels met aanvullende informatie en opmerkingen over de reparatie, één bestemd voor de klant en het andere venster voor interne informatie.

De maximale regellengte bedraagt 90 tekens. Maakt u gebruik van de mogelijkheid om deze teksten over te nemen op facturen zoals ingesteld in tekstregels op verkoopbonnen, dan kunt u per regel maximaal 61 tekens invoeren.

In de teksten kunt u indicatoren gebruiken voor bepaalde variabele gegevens zoals het klantnummer. Een lijst van de beschikbare indicatoren vindt u hier.

De interne informatie wordt alleen afgedrukt op kopie reparatiebonnen. Gebruik Shift+Ctrl+D om de systeemdatum en -tijd met de initialen van de monteur in te voegen.

Werkzaamheden

Hier geeft u aan welke soorten van werkzaamheden van toepassing zijn op deze reparatiebon en welke werkzaamheden van iedere soort moeten worden uitgevoerd.

Deze pagina is alleen zichtbaar in de module Werkzaamheden.

De linkerzijde van de pagina toont een lijst van alle soorten werkzaamheden. Selecteer in deze lijst de soorten werkzaamheden die op de reparatiebon van toepassing zijn.

De bijbehorende werkzaamheden in een soort verschijnen dan steeds in een tweede lijst midden op de pagina. Selecteer hier bij iedere geselecteerde soort de uit te voeren werkzaamheden voor de reparatiebon.

Met Ctrl+F zoekt u naar specifieke werkzaamheden in deze lijst aan de hand van een gedeelte van hun omschrijving. Bovenaan de pagina verschijnt dan een invoerveld waarin u de gewenste omschrijving ingeeft. Druk op Enter om te zoeken naar werkzaamheden. De werkzaamheden die voldoen aan de ingegeven omschrijving worden getoond in blauw.

De derde lijst aan de rechterzijde van de pagina toont steeds alle geselecteerde werkzaamheden gegroepeerd per soort.

Gebruikt u machinerecepten en zijn bij de huidige machine recepten vastgelegd, dan plaatst u met de knop 'Recepten toepassen' alle artikelen met hun eventuele artikelconfiguraties die zijn vastgelegd bij de geselecteerde soorten werkzaamheden als artikelregels op de reparatiebon.

Bonregels

Op deze pagina voert u de artikelen of onderdelen en opmerkingsregels in.

Van ieder artikel worden het aantal stuks, de code, bestelnummer en omschrijving, en de prijs en korting bijgehouden. De prijs en de korting worden berekend door het systeem, aan de hand van de adviesprijs en eventuele aktieprijs, kortingsgroepen en prijsafspraken maar u kunt deze naderhand handmatig wijzigen. Hierbij is ook de instelling 'Netto prijzen' in instellingen reparaties van belang. Voor opmerkingen kunt u een keuzelijst gebruiken.

Gebruik Ctrl+Enter, Ctrl+Ins en Ctrl+Del om een artikel of opmerking toe te voegen, tussen te voegen en te verwijderen. Met Shift+Ctrl+Enter dupliceert u een regel.

U kunt meerdere regels in één keer verwijderen door deze regels te markeren, als volgt: houd Ctrl ingedrukt terwijl u met de muis op de gewenste regels klikt. Deze regels worden dan gemarkeerd. U kunt meerdere aaneengesloten regels markeren met de pijltoetsen Omhoog of Omlaag terwijl u Shift ingedrukt houdt. Met Ctrl+Del worden de gemarkeerde regels verwijderd.

Ook het dupliceren van regels met Shift+Ctrl+Enter kan worden uitgevoerd op gemarkeerde regels.

Tijdens het markeren van regels wordt linksonder op deze pagina steeds het subtotaal van de gemarkeerde regels getoond.

Regel verplaatsen

Klik op Omhoog en Omlaag of druk op Shift+Ctrl+Omhoog en Shift+Ctrl+Omlaag om de huidige bonregel naar boven respectievelijk beneden te verplaatsen.

Regels sorteren

Met Bonregels sorteren of Ctrl+Alt+S kunt u de volgorde van de regels op de bon aanpassen. Hierbij worden de bonregels per groep gesorteerd. Een lege regel fungeert als scheiding tussen twee groepen. De volgorde van de groepen blijft gehandhaafd, alleen de regels binnen een groep worden gesorteerd. Bij gebruik van deze functie verschijnt een apart venster, waarin u aangeeft waarop u wilt sorteren (bijvoorbeeld op artikelcode), welke samenhang er is tussen tekstregels en een artikelregel, en of u oplopend of aflopend wilt sorteren.

Artikel uit externe tabel

Met de module Externe tabellen kunt u artikelen opvragen uit één van de externe artikeltabellen. Klik hiertoe op de knop Extern bestand aan de rechterzijde van het veld 'bestelnummer' of druk op Shift+Ctrl+F2. Er verschijnt dan een keuzevenster waarin u het gewenste bestand kunt selecteren. Bij het scannen van een barcode zoekt Order-Direct alleen in het geselecteerde externe bestand naar het bijbehorende artikel.

Naar prijsafspraak

Is op de huidige bonregel een prijsafspraak van toepassing dan wordt dit aangegeven met de knop Naar prijsafspraak . Klik op de knop of druk op Shift+Ctrl+Alt+F om de prijsafspraak te selecteren; bij de klant in relatie bewerken of bij een bedrijfssoort in prijsafspraken bewerken in serie.

Verkoopinformatie tonen of verbergen

Gebruikt u verkoopinformatie bij artikelen dan zet u het tonen van de verkoopinformatie bij een artikelregel aan en uit met Verkoopinformatie tonen/verbergen . Deze instelling wordt bewaard per gebruiker en wordt toegepast op alle bonsoorten.

Artikelconfiguratie bewerken

Is de huidige reparatiebonregel afkomstig van een artikelconfiguratie dan worden alle bonregels van deze configuratie met Artikelconfiguratie bewerken of Ctrl+Alt+C bewerkt in een apart venster. In het bewerkingsvenster kunnen het aantal configuraties en de aantallen bij ieder onderdeel worden aangepast. Klik in het venster op 'OK' om de wijzigingen door te voeren in de reparatiebonregels.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer er nog geen verwijzingen zijn van of naar één of meer van de reparatiebonregels van de configuratie.

Accessoires

Gebruikt u artikelaccessoires dan kunt u het tonen van de accessoires bij een artikel uit- en aanzetten met Accessoires tonen/verbergen . Deze instelling wordt bewaard per gebruiker. Is de instelling actief én staan er op de reparatiebon één of meer artikelen met accessoires, dan worden deze accessoires getoond in een lijst onderaan de pagina. In deze lijst kunt u accessoire-artikelen selecteren en ze met Accessoires toevoegen op bon toevoegen op de reparatiebon, direct onder het hoofdartikel.

Machine aanmaken

Met Machine of Shift+Alt+M maakt u een nieuwe machine aan, met gebruikmaking van de gegevens van de machine die als standaardmachine is gekoppeld aan het artikel op de bonregel. Als aanmaakdatum van de nieuwe machine wordt de systeemdatum ingevuld.

Losse bestelling aanmaken

Met Bestellen of F9 plaatst u een losse bestelling van het huidige artikel in Bestellingen plaatsen. Druk op Shift+Ctrl+F9 of houdt de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u op Bestellen klikt om bestellingen te plaatsen van alle artikelen op de bon. Het programma koppelt de losse bestellingen aan het nummer van de reparatiebon.

Prijzen inclusief/exclusief BTW

Met Prijzen inclusief/exclusief BTW of Shift+Ctrl+X toont het programma de regel- en totaalbedragen inclusief dan wel exclusief BTW. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer de gebruikersinstelling 'BTW-instelling aanpasbaar' actief is.

Inkoopoverzichten

Druk op Shift+Ctrl+F11 om overzicht bestellingen te openen. In dit overzicht worden dan alleen de losse bestellingen getoond die verwijzen naar deze reparatiebon.

Met Shift+F11 roept u het besteladvies op voor de artikelen op deze reparatiebon.

Zijn er al één of meer bestelbonnen aangemaakt voor de reparatiebon dan roept u met Shift+Ctrl+F8 een overzicht van alle backorders voor deze reparatie op en met Ctrl+Alt+F11 een overzicht van alle door leveranciers geleverde bestellingen.

Roep tenslotte met Ctrl+Alt+F8 een overzicht op van de artikelen die kunnen worden gebruikt bij deze reparatie.

Prijzen aanpassen

Met Prijzen aanpassen of Shift+F5 past u de prijzen en kortingen op de bon aan. Hiervoor zijn uiteenlopende opties beschikbaar.

Inkoopgegevens

Met Inkoopgegevens of Shift+Ctrl+I roept u het venster inkoop- en verrekenprijzen op.

Leveranciergegevens

Met Leveranciergegevens of Shift+F9 roept u het venster inkoopprijs en leverancier op om de inkoopprijs en/of leverancier bij een X-code of nulcode in te stellen. U kunt met deze toetscombinatie ook de inkoopprijs en leverancier van een reguliere artikelcode wijzigen.

Artikeletiketten

Druk op Shift+Ctrl+P om etiketten af te drukken van de artikelen op de reparatiebon in artikeletiketten. De klantgegevens en de aantallen op de bon worden hierbij overgenomen.

Artikellijst

Met Shift+Ctrl+L wordt een lijst samengesteld van de artikelen op de bon in artikellijsten.

Artikelen bewerken in serie

Wilt u wijzigingen aanbrengen in één of meer artikelen op de reparatiebon, druk dan op Shift+Ctrl+W. Het onderdeel artikelen bewerken in serie wordt geopend. Na het opslaan van de in dit onderdeel gemaakte wijzigingen worden deze meteen zichtbaar in de bon.

Verzendkosten

Wilt u verzendkosten op de reparatiebon plaatsen, druk dan op Shift+Ctrl+F. Er verschijnt dan een apart invoervenster waarin u een basisbedrag, een totaalgewicht, en een meerprijs per gewichtseenheid (kg of gram) kunt opgeven. Het programma berekent dan de verzendkosten. Klik op OK of druk op F4 om dit bedrag over te nemen op de reparatiebon, bij het speciale artikel 'verzendkosten', zoals ingesteld in artikelinstellingen.

Serienummers

Met de module Serienummers geeft u hier serienummers op bij de gebruikte onderdelen op de bon. Klik hier voor meer uitleg.

Arbeidstijd

Met Shift+Alt+W laat u de arbeidstijd op de bon plaatsen, zoals berekend op grond van de reparatietijden en eventuele pauze zoals die op de eerste pagina zijn ingevuld. Hiertoe dient de instelling 'Reparatietijden registreren' te zijn geactiveerd in instellingen reparaties. Het programma gebruikt hierbij ook de artikelcodes voor arbeidsloon zoals die bij de betreffende medewerker of in artikelinstellingen zijn vastgelegd.

Kleinmateriaal

Met Shift+Ctrl+K wordt de artikelcode voor kleinmateriaal op de bon geplaatst mits de standaardcode voor kleinmateriaal is vastgelegd in artikelinstellingen.

Omzetgroep aanpassen

Gebruikt u omzetgroepen dan wijzigt u de standaard omzetgroepen op deze reparatiebon zoals die zijn overgenomen van de artikelen met Omzetgroep aanpassen of Shift+Alt+G. Er verschijnt dan een apart venster waarin u de nieuwe omzetgroep selecteert. U kunt de aanpassing doorvoeren voor de geselecteerde reparatiebonregel, voor alle reparatiebonregels of eerst de gewenste regels markeren.

Houd Ctrl ingedrukt terwijl u op Omzetgroep aanpassen klikt om de omzetgroepen bij alle reparatiebonregels te laten overnemen op alle verkoopfacturen die naar deze reparatiebon verwijzen.

Klantomzet van een artikel

Met Klantomzet van artikel of Shift+Alt+Z roept u de omzet op van het geselecteerde artikel van de klant op de reparatiebon in klantomzet artikelen.

Lokaties

Op deze pagina geeft u voor ieder artikel met lokatievoorraden aan van welke lokaties en in welke aantallen het artikel afkomstig is.

De pagina is alleen zichtbaar in de module Lokatievoorraden én wanneer er op de reparatiebon één of meer artikelen met lokatievoorraden voorkomen.

Acties

Op deze pagina maakt u nieuwe acties aan voor de reparatiebon en bewerkt u de gegevens van bestaande acties.

Met Actie toevoegen of Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan.

Met Actie dupliceren of Shift+Ctrl+Enter maakt u een nieuwe actie aan met dezelfde gegevens als de huidige actie.

Met Actie tussenvoegen of Ctrl+Ins voegt u een nieuwe actie tussen op de huidige positie in de lijst.

Met Actie verwijderen of Ctrl+Del verwijdert u de huidige actie.

Klik op een actie in de lijst om de actiegegevens te bekijken. U kunt de gegevens vervolgens bewerken in het deelvenster aan de rechterzijde.

Assemblages

Beschikt u over de module Assemblages en komen er op de reparatiebon één of meer assemblage-artikelen voor, dan toont deze pagina een overzicht van de reparatiebon met bonregels en alle assemblage-orders (met hun onderdelen) die naar een bonregel verwijzen.

Verwijzingen

Deze pagina toont de verwijzingen van of naar andere bonnen.

Offerte

Het veld 'Offertenummer' toont de eventuele verwijzing naar een offerte. In dit veld kunt u een offerte opvragen voor gebruik in de huidige reparatiebon. De klant- en machinegegevens en de offerteregels worden dan overgenomen op de reparatiebon. U kunt ten hoogste één offerte per reparatiebon gebruiken.

Inkoopbonnen

Toont de bestelbonnen en inkoopfacturen waarvan tenminste één regel direct verwijst naar de huidige reparatiebon. Dubbelklik met de muis om een bestelbon of inkoopfactuur te openen. Een vinkje aan het einde van de regel geeft aan dat een bestelbon afgehandeld is; nog niet bevestigde bestelbonnen worden weergegeven in grijs.

Factuur

Wanneer deze reparatiebon is gefactureerd, dan wordt het factuurnummer in het bijbehorende veld getoond. Met de knop Factureren of F4 maakt u een nieuwe factuur aan met de gegevens van de huidige reparatiebon. Een reparatiebon kan alleen in zijn geheel worden gefactureerd en alleen als deze gereed is gemeld.

Reparatiebrief

Deze pagina verschijnt wanneer het selectievakje 'Extern' op de pagina 'Reparatie' is geactiveerd.

Stel hier een reparatiebrief samen die met de machine naar de leverancier of externe reparateur wordt gestuurd.

Komt de machine retour, dan geeft u dit op deze pagina aan en vult u de retourdatum in.

Bij het opgeven van een begeleidende tekst kunt u gebruik maken van eerder vastgelegde standaard briefteksten. Druk hiertoe op Shift+Ctrl+O of klik op Brieftekst op de pagina 'Reparatiebrief'. Er verschijnt dan een opvraagvenster waarmee u de gewenste brieftekst kunt opvragen.

De tekst van de huidige reparatiebrief kunt u bewaren als een nieuwe standaardtekst voor gebruik in andere brieven of elders in het programma. Druk hiertoe op Shift+Ctrl+S of klik op Tekst opslaan .

In de tekst van de reparatiebrief kunt u indicatoren gebruiken voor bepaalde variabele gegevens zoals het klantnummer en de klacht. Een lijst van de beschikbare indicatoren vindt u hier.

Keuring

Deze pagina verschijnt wanneer de selectievakjes 'Keuring' en 'Standaardkeuring' op de pagina 'Reparatie' zijn geactiveerd.

U kunt hier de keuringsgegevens invoeren. De keuringsgegevens worden samen met de reparatiebon bewaard. Van de gegevens kan een keuringsrapport worden afgedrukt.

U kunt ook een blanco rapport afdrukken om deze vervolgens met de hand in te vullen. Activeer hiertoe de optie 'Blanco'.

Tenslotte kunt u één of meer keuringsetiketten aanmaken in lijst- en etketdefinities. Keuringsetiketten voor het huidige keuringsrapport kunnen worden afgedrukt met 'keuringsetiket…' vanuit het menu bij de knop Afdrukken .

Keuringen

Deze pagina verschijnt wanneer het selectievakje 'Keuring' op de pagina 'Reparatie' is geactiveerd en er geen sprake is van een standaardkeuring.

Deze optie is alleen beschikbaar in de module Vrije keuringsvelden.

Inkoopprijzen

Gewicht

Op deze pagina wordt van ieder artikel op de reparatiebon het gewicht getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale gewicht van alle artikelen op de bon vermeld.

Deze pagina verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het gewicht van artikelen te registreren (instelbaar in artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de reparatiebon het gewicht is ingevuld.

Volume

Op deze pagina wordt van ieder artikel het volume getoond, zoals opgegeven bij dat artikel. Rechts onderin wordt het totale volume (in kubieke meters) van alle artikelen op de reparatiebon vermeld.

Deze pagina verschijnt alleen wanneer u gebruik maakt van de optie om het volume van artikelen te registreren (instelbaar in artikelinstellingen) én wanneer van tenminste één artikel op de bon het volume is ingevuld.

Uren

Is de module Urenregistratie actief en zijn aan de huidige reparatiebon één of meer boekingen gekoppeld, dan worden de boekingen getoond op deze pagina.

Dubbelklik op een boeking om deze te openen in urenregistratie.

Notities

Een notitie kan aan een reparatiebon worden gekoppeld. Deze pagina toont alle notities die gekoppeld zijn aan de huidige bon, in omgekeerd chronologische volgorde van aanmaak. Zo verkrijgt u een overzicht van de zaken die spelen

of speelden met betrekking tot de huidige reparatie.

De pagina is alleen zichtbaar wanneer de module CRM actief is én er notities aan deze bon gekoppeld zijn.

Dubbelklik op een regel in de tabel om de notitie op te vragen.

U wijst een nieuwe notitie aan de huidige reparatiebon toe door vanuit dit onderdeel op Notitie te klikken of op Ctrl+Shift+T te drukken.

Taken

Deze pagina toont de taken die aan de reparatiebon zijn gekoppeld.

E-mails

Beschikt u over de module CRM en zijn aan de reparatiebon één of meer e-mails gekoppeld, dan toont deze pagina alle e-mails bij de reparatiebon.

U koppelt een e-mailbericht aan de reparatiebon door het bericht vanuit de pagina 'E-mails' in relatie bekijken naar de eerste pagina 'Algemeen' of naar deze pagina te slepen met de muis.

Om de inhoud van een e-mailbericht te zien klikt u op de bijbehorende regel. De inhoud wordt dan onderin de pagina getoond. Mocht het bericht inmiddels verwijderd zijn in Outlook, dan toont het programma hier een foutmelding.

Zijn aan het geselecteerde e-mailbericht één of meer bijlagen gekoppeld, dan worden de bestandsnamen van deze bijlagen bovenaan het inhoudsvenster getoond. Bij iedere bestandsnaam wordt met een afbeelding aangegeven wat voor soort bijlage het betreft. Klik op de bestandsnaam om de inhoud van het bestand te laten tonen in het onderste venster. Klik op 'Bericht' om hier weer de inhoud van de e-mail te laten tonen.

Na het selecteren van een bijlage bij een e-mail kan deze bijlage worden opgeslagen naar een bestand met Bijlage opslaan of Shift+Ctrl+S.

Met de knop Notitie aanmaken of Shift+Ctrl+T maakt u een nieuwe notitie aan voor de reparatiebon waarbij het geselecteerde e-mailbericht aan de nieuwe notitie wordt gekoppeld.

Klik op Taak aanmaken of druk op Ctrl+Alt+T om een nieuwe taak aan te maken voor de reparatiebon en hier de geselecteerde e-mail aan te koppelen.

Met E-mail verwijderen uit de lijst of Shift+Del maakt u de koppeling tussen het geselecteerde e-mailbericht en de huidige reparatiebon ongedaan. Het e-mailbericht zelf wordt niet verwijderd.

Bijlagen

Beschikt u over de module Bijlagen en zijn bij de huidige reparatiebon één of meer bijlagen vastgelegd, dan toont deze pagina een lijst van deze bijlagen.

Bijlagen worden aangemaakt in Bijlagen bewerken met Bijlagen in de knoppenbalk.

Van iedere bijlage worden de omschrijving, het type bestand en de invoerdatum getoond. Ook wordt aangegeven of een bijlage standaard wordt opgenomen in e-mails van de reparatiebon. Een rode regelkleur geeft aan dat het bijbehorende bestand niet kon worden gevonden.

Open een bijlage door op de bijbehorende regel in het overzicht te dubbelklikken met de muis.

Met het invoerveld bovenaan de pagina zoekt u naar een bepaald gedeelte in de omschrijving van de bijlagen; type de zoektekst in en klik op Vernieuwen of druk op F5. Het programma toont dan alleen die bijlagen bij de reparatiebon waarbij de zoektekst voorkomt in de omschrijving.

U kunt een e-mailbericht aanmaken met de geselecteerde bijlage als 'attachment'. Klik hiertoe op E-mail aanmaken . Deze voorziening is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Versturen via Outlook' is geactiveerd in computerinstellingen.

Wilt u een e-mailbericht aanmaken met meerdere bijlagen als 'attachments', klik dan eerst op Bijlagen selecteren . Selecteer de gewenste bijlagen met de selectievakjes aan het begin van iedere regel. Klik vervolgens op op E-mail aanmaken om de e-mail aan te maken.

Met de knop Inhoud tonen schakelt u het tonen van de inhoud van bijlagen in en uit. Is deze optie actief, dan kunt u de inhoud van iedere bijlage laten tonen door op de bijlage te klikken in het overzicht.